Controlar los gastos de tu negocio con métodos tradicionales de control de gastos, como el seguimiento a través de hojas de cálculo, consumen mucho tiempo y son propensos a errores.
Hoy, en nuestro Blog, exploramos cómo la automatización del control de gastos con un softwre ERP puede ayudarte a agilizar y garantizar la precisión de este proceso.
Beneficios de la Automatización del Control de Gastos con un ERP
Veamos más de cerca las principales ventajas de implementar un sistema ERP para el control de gastos.
- Máxima precisión y eficiencia: la automatización elimina la necesidad de entrada manual de datos y reduce las posibilidades de errores tipográficos. Con un sistema ERP, los empleados pueden registrar fácilmente sus gastos directamente en el sistema, categorizarlos adecuadamente, adjuntar recibos de respaldo y enviarlos para su aprobación.
- Visibilidad de información en tiempo real: los usuarios pueden rastrear fácilmente los gastos, ver las aprobaciones pendientes, monitorear la utilización del presupuesto y generar informes completos, en tiempo real y desde cualquier dispositivo. De esta manera, los decisores de la empresa pueden identificar tendencias de gastos, analizar patrones y tomar decisiones basadas en datos para optimizar la asignación de gastos. Este nivel de transparencia también facilita el cumplimiento de los requisitos de auditoría, permitiendo a las empresas demostrar responsabilidad financiera.
- Aprobación de gastos simplificada: un sistema ERP elimina la necesidad de rutas y procesos de aprobación manuales. El sistema permite a las empresas definir flujos de aprobación personalizados, asegurando que las solicitudes de gastos sean dirigidas al personal adecuado para su revisión y aprobación. Esto permite a los supervisores monitorear el estado de las solicitudes y tomar medidas de manera rápida. También proporciona una plataforma centralizada para la comunicación entre empleados, gerentes y equipos de finanzas, reduciendo la probabilidad de malentendidos o recibos extraviados.
- Reducción de gastos fraudulentos: tu software ERP puede ser configurado para hacer cumplir las políticas y los límites de gastos de tu negocio, minimizando los gastos no conformes. El sistema detecta automáticamente irregularidades y resalta discrepancias, reduciendo las posibilidades de gastos fraudulentos o no autorizados. Establece los límites de gastos, categoriza gastos y define las reglas. Cualquier desviación de estas políticas puede generar alertas y notificaciones, asegurando una acción oportuna y reforzando el cumplimiento en toda la organización.
¿Qué debe llevar un sistema ERP para el control de gastos?
Al seleccionar un sistema ERP para la automatización del control de gastos, las empresas deben tener en cuenta factores como:
- Interfaz de usuario fácil de usar: una interfaz intuitiva y fácil de usar es crucial para la adopción por parte de tus empleados.
- Capacidades de Integración: el sistema ERP debe integrarse sin problemas con otros sistemas financieros, como software de contabilidad, pasarelas de pago y sistemas de nómina. Esto permite una migración de datos fluida, elimina la entrada duplicada y proporciona una visión integral de los datos financieros.
- Accesibilidad móvil: de esta manera, tus empleados pueden registrar gastos, adjuntar recibos y presentar solicitudes sobre la marcha, eliminando cualquier retraso en el proceso de informes de gastos.
- Personalización y escalabilidad: es necesario elegir un software ERP que se pueda personalizar acorde a las políticas específicas, flujos de trabajo y necesidades de informes. Así como la capacidad de adaptarse a las crecientes necesidades del negocio.
Principales funciones de un software de control de costes
- Asignar recursos fácilmente a cada proceso o proyecto y estimar sus costes.
- Actualizar precios automáticamente si indicamos subidas en las tarifas de proveedores.
- Definir valores de coste de los recursos humanos de la empresa en función de la categoría del trabajador, las horas aplicadas, desplazamientos, etc.
- Imputar recursos y costes imprevistos cuando sea necesario y ajustar el resultado final.
- Simular diferentes escenarios empresariales y estimaciones de coste para elegir la mejor opción.
- Generar gráficos e informes fácilmente para analizar la efectividad de nuestros procesos.
- Gestionar facturas y modificar presupuestos.
- Visualizar los flujos de costes e ingresos.
La rentabilidad de nuestra empresa depende en gran medida de conocer nuestros costes reales para poder ajustar así los precios finales. Por eso su correcto control debe abarcar a todos los departamentos de la empresa, y enfocarse no solo en reducirlos, ya que entonces podríamos perder calidad y competitividad, sino en optimizar el uso de los recursos de los que disponemos. En Codigo10 contamos con especialistas capacitados para asesorarte sobre las mejores soluciones informáticas para impulsar tu negocio. ¡Contacta ya mismo sin compromiso!
