Vamos a explicar en este artículo como un ERP (Enterprise Resource Planning) y nuestra solución Workflow (Flujo de Trabajo) se complementan para asegurar una gestión ágil y controlada de todos los procesos dentro de una empresa.
Se define como proceso al conjunto de recursos y actividades interrelacionadas entre sí, de las que de una o varias entradas de información surgen una o varias salidas de información diferente, con valor añadido.
Algunos ejemplos de procesos dentro de una empresa son el de producción, el de gestión comercial o el de facturación. Los procesos clave de una empresa son aquellos que inciden de manera significativa en los objetivos estratégicos y son críticos para el éxito del negocio.
¿Qué características tiene un proceso empresarial?
Cualquier proceso debe ser capaz de prever, programar y planificar las actividades que se van a emprender, implantar y ejecutar, comprobar estas y verificar si esas actividades se han resuelto bien y si los resultados obtenidos se corresponden con los objetivos, además de comprobar su capacidad de aplicación, reajuste de los objetivos y estudio de nuevas mejoras.
- Describe las entradas y las salidas.
- Habla de metas y fines, no de acciones y medios.
- Cualquier persona de la organización debe comprenderlo fácilmente.
- El nombre de cada proceso debe estar relacionado con los conceptos y actividades de éste.
Cuanto más grande es la empresa y más complejos sus procesos, mayor cantidad de herramientas suelen emplearse para asegurar el cumplimiento de todos los procedimientos. Por eso, muchas empresas cuentan con Sistemas de Planificación de Recursos ERP a la hora de gestionar correctamente ciertos procesos internos, o CRM (Customer Relationship Management) para mejorar la gestión y el control del proceso de venta del departamento comercial.
¿Cuál es el objetivo de un ERP?
- Optimización de los procesos empresariales.
- Acceso a información segura, precisa y adecuada.
- Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
- Eliminación de datos y operaciones innecesarias.
- Reducción de tiempos y costes de los procesos.
“Workflow”, Los flujos de trabajo de una empresa
Un workflow es la automatización de los procesos de trabajo que desarrolla una empresa en su día a día, de tal forma que las tareas a realizar y la información pasen de un trabajador a otro siguiendo una jerarquía determinada y siguiendo unas reglas o patrones preestablecidos con anterioridad.
Los procesos sencillos se suelen definir en un documento, para así estandarizar el procedimiento y facilitar el aprendizaje a nuevos empleados. Pero en cuanto se trata de un proceso más complejo o crítico para el negocio, se suelen buscar herramientas que ayudan a automatizar el procedimiento y mantener el control sobre su correcta ejecución.
Las aplicaciones o sistemas de software de automatización del Workflow no sólo aportan diversas herramientas que son necesarias de cara a la gestión de los procesos de una empresa, sino también se encarga del seguimiento de todas sus etapas y automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas en la ejecución de estos.
Los documentos convertidos a formato digital son introducidos en los sistemas de Workflow y se agilizan la total mayoría de los trámites necesarios de la organización, disminuyendo los costes e incrementando la productividad y efectividad de la empresa.
La recuperación de los documentos para su análisis o gestión son garantizadas gracias a las diversas utilidades del sistema.
¿Qué beneficios aporta un sistema Workflow?
- Menor tiempo y aumento de la productividad y eficiencia, gracias a la automatización de muchos de los procesos de negocio.
- Aumento en el control de los procesos puesto que se normalizan los métodos de trabajo.
- La atención y servicio al cliente mejoran.
- La circulación de información interna se optimización.
- Los procesos mejoran y aumenta la flexibilidad necesaria de la empresa.
- Se integran los procesos empresariales.
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