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¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas de una empresa?

Por 13 julio, 2023julio 24th, 2023No hay comentarios

El almacenamiento adecuado de la documentación empresarial es una práctica fundamental para garantizar el cumplimiento legal y facilitar la gestión interna. Todas las empresas y todos los autónomos tienen la obligación de guardar los documentos que genera su actividad empresarial así como las facturas y tickets de gastos relacionados también con su actividad.

La Ley General Tributaria establece unos criterios y tiempos para que las empresas conserven las facturas, de cara a posibles inspecciones fiscales, normas mercantiles y repercusiones penales. En este artículo, exploraremos qué documentos debe guardar una empresa, sociedad o autónomo, así como el tiempo recomendado para conservar las facturas y las soluciones de gestión documental disponibles.

¿Qué documentos tiene que guardar una empresa o autónomo?

Tanto los empresarios y autónomos, independientemente de su tamaño o estructura, tienen la obligación de guardar las facturas. Es de carácter obligatorio, de acuerdo con la Ley General Tribunal, guardar los siguientes documentos:

1. Facturas emitidas y recibidas: Tanto las facturas que emite la empresa a sus clientes como las que recibe de proveedores son esenciales para la contabilidad y el control financiero.

2. Contratos y acuerdos: Guardar copias de contratos, acuerdos comerciales, convenios y cualquier otro documento legal relacionado con la empresa es crucial para proteger los derechos y obligaciones de todas las partes involucradas.

3. Informes financieros y contables: Los estados financieros, los balances, las cuentas de resultados y otros informes contables deben conservarse para cumplir con las obligaciones fiscales y facilitar la auditoría interna o externa.

4. Documentos laborales: Los contratos de trabajo, nóminas, certificados de retenciones y otros documentos relacionados con el personal deben mantenerse en archivo para cumplir con las regulaciones laborales y prevenir posibles disputas.

5. Licencias y permisos: Cualquier licencia, permiso o autorización requerida para operar legalmente debe guardarse actualizada y accesible en caso de una inspección o verificación.

En conclusión, es obligatorio para los empresarios y autónomos guardar todas las facturas a efectos de posibles y eventuales inspecciones de contabilidad o de declaraciones de impuestos.

¿Cuándo prescribe una factura y cuánto tiempo hay que guardarlas?

El tiempo recomendado para conservar las facturas puede variar según la legislación de cada país y el propósito del documento. Aunque es aconsejable consultar a un asesor legal o contable para obtener orientación específica, aquí hay algunas pautas generales:

1. Facturas emitidas: Se recomienda guardar las facturas emitidas durante al menos 5 años. Este período permite cumplir con los plazos de prescripción fiscal y contable, así como responder a posibles reclamaciones o consultas de clientes.

2. Facturas de gastos: Las facturas de gastos, como recibos de compras, facturas de proveedores y gastos generales, también deben conservarse durante 5 años. Estos documentos respaldan las deducciones fiscales y ayudan a mantener un registro preciso de los gastos empresariales.

A efectos mercantiles, es importante saber cuánto tiempo hay que guardar las facturas puesto que varía. El Código de Comercio establece que los documentos mercantiles deberán de conservarse durante un periodo de 6 años. Por lo tanto, puede ser que a efectos fiscales la regularización de un impuesto haya prescrito, pero debe conservar durante esos 6 años la documentación fiscal, o sea las declaraciones de impuestos y los documentos contables que han servido de base para su liquidación como las Cuentas Anuales, Auditorías, Contratos, Libro Registro de facturas, etc.

A efectos penales, las facturas también pueden servir como prueba en procesos penales de actividades fraudulenta por ello, el Código Penal, en su artículo 305, extiende hasta diez años el periodo de conservación obligatoria de estos documentos, aunque la prescripción de los delitos fiscales sea más corta.

Hay que tener en cuenta que, en caso de cese en el ejercicio de tu actividad, no queda eximido de su obligación de conservar los documentos y libros contables. En caso de disolución de Sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir dicho deber.

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Ventajas y beneficios de guardar las facturas con un gestor documental.

Según indica la legislación vigente, se deberán guardar las facturas en su contenido original y de forma ordenada. Se podrán guardar tanto en papel como en formato digital, siempre que podamos garantizar su autenticidad, legibilidad y la integridad de su contenido.

No cabe duda de que la conservación de las facturas es de vital importancia para cualquier negocio. Esta tarea puede resultar tediosa, por lo tanto, la mejor opción es confiar en un programa de facturación ERP que le ayude con la gestión de la documentación de su negocio.

Un gestor documental es una herramienta que facilita el almacenamiento, organización y acceso eficiente a los documentos empresariales. Al utilizar un sistema de gestión documental, las empresas pueden disfrutar de los siguientes beneficios o ventajas:

1. Ahorro de tiempo y espacio: Al digitalizar y almacenar las facturas de manera electrónica, se elimina la necesidad de archivar y buscar documentos físicos. Esto ahorra espacio físico en la oficina y permite acceder rápidamente a las facturas cuando sea necesario.

2. Mayor seguridad y protección: Los gestores documentales suelen contar con medidas de seguridad avanzadas, como encriptación y copias de seguridad automáticas. Esto garantiza la protección de la información confidencial y previene la pérdida o el daño de los documentos importantes.

3. Organización y búsqueda eficiente: Los gestores documentales ofrecen funciones de etiquetado, categorización y búsqueda avanzada, lo que facilita la localización rápida de las facturas según criterios específicos, como fechas, nombres de clientes o números de factura.

4. Cumplimiento normativo: Al utilizar un gestor documental, las empresas pueden cumplir mejor con los requisitos legales y normativos en términos de conservación y acceso a la documentación. Esto es especialmente relevante en caso de auditorías o inspecciones.

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Cuando se trata de gestionar eficientemente la documentación empresarial, ItemDoc de Codigo10 es una solución ERP (Enterprise Resource Planning) altamente recomendada. ItemDoc es un software integral diseñado para simplificar y optimizar la gestión de documentos en una empresa. Algunas de sus características destacadas son:

1. Almacenamiento centralizado: ItemDoc permite almacenar y organizar todos los documentos empresariales en un único repositorio seguro y accesible.

2. Digitalización y captura automática: Con la capacidad de escanear y capturar documentos automáticamente, ItemDoc agiliza el proceso de ingreso y clasificación de facturas y otros archivos.

3. Búsqueda y recuperación rápida: Gracias a sus potentes funciones de búsqueda, ItemDoc permite encontrar documentos específicos en cuestión de segundos, lo que ahorra tiempo y esfuerzo.

4. Flujo de trabajo y colaboración: ItemDoc facilita la colaboración en equipo y la aprobación de documentos mediante flujos de trabajo personalizables, lo que mejora la eficiencia y reduce los errores.

En conclusión, la correcta gestión y conservación de las facturas y otros documentos empresariales son aspectos cruciales para cualquier empresa, sociedad o autónomo. Al utilizar un gestor documental como ItemDoc de Codigo10, las empresas pueden optimizar sus procesos, ahorrar tiempo y espacio, mejorar la seguridad y mantenerse en cumplimiento normativo.

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