Si buscas la manera de optimizar la forma de trabajar de tus empleados para rentabilizar tu negocio, eliminando silos de información y fomentando un entorno de trabajo en equipo donde tener disponible la información a tiempo real en cualquier departamento, estás de suerte.
La creación de documentos corporativos exige regulación, control y planificación. Por eso, en este artículo te mostramos cómo optimizar los procesos de trabajo con el Gestor Documental de Codigo10. Ahora es posible eliminar papeleos y copias de datos fijos y aislados, garantizando siempre la disponibilidad de la información a través de la gestión documental.
7 fases de la gestión documental en empresas
La implementación de gestión documental es un proceso que tiene varias etapas. Hemos reunido las fases generales de la gestión de documentos en una serie de principios y estrategias para garantizar el uso adecuado de la información en las empresas.
¡Toma nota! Estas son las etapas y fases de la gestión documental de tu negocio:
Planeación: revisa y valora la información en el contexto legal, técnico y funcional.
Son aquellas actividades orientadas a la generación y valoración de documentos de la empresa en cumplimiento con el contexto legal, técnico, funcional y administrativo. En ella se incluye el análisis de procesos, el diseño de normas y objetivos de gestión basados en la producción, el almacenamiento y la categorización, el análisis diplomático y el registro en el sistema de gestión documental.
- Los requisitos técnicos hacen referencia a condiciones previas, como los manuales de procesos y procedimientos, tablas de valoración documental o normativa general, entre otras cosas.
- Los requisitos administrativos se refieren a la necesidad de incorporar el programa de gestión documental con todas las funciones administrativas de la compañía.
Producción: evaluación de documentos para ahorrar recursos.
Es hora de evaluar los ficheros y la información, además de su creación, categorización e ingreso, creación, estructura, soportes y medios de tratamiento de la información. Para ello, se tiene en cuenta la relevancia y la funcionalidad de los documentos en los procesos en los que intervienen. El objetivo es gestionar e intervenir con eficacia en el ahorro de recursos.
Tramitación: el curso del documento desde su producción hasta el cumplimiento de su función administrativa.
Es importante tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite de las comunicaciones, de acuerdo con la normativa correspondiente en cada país. La etapa de tramitación permite mejorar los procesos de recepción de solicitud o trámite. Es necesario conocer el tiempo de registro y vinculación de un documento a cualquier trámite necesario para tu negocio, evitando así sanciones u oportunidades por no tener la documentación al día. Para ello, se revisan los trámites en los que se ha utilizado el fichero, su facilidad de acceso y su relevancia.
Organización: acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción.
La revisión detallada de los documentos está incluida en la actividad administrativa de la empresa. El principal objetivo en esta fase es organizar y almacenar correctamente los documentos.
Esta etapa se divide en tres fases diferentes:
- La clasificación es el proceso en el que se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental.
- La ordenación es la ubicación física de los documentos.
- La descripción es el análisis de los documentos para la gestión.
Transferencia: tiene en cuenta el formato, la migración y la estructura.
Esta etapa garantiza a los usuarios el acceso a la información, evita la producción irracional de documentos y concentra la información útil, entre otras ventajas. Los principales objetivos son: traspasar las funciones de gestión, conservación, acceso y consulta a un proveedor especializado; y optimizar el aprovechamiento del espacio.
Disposición de valores documentales.
Se han de valorar y seleccionar los documentos para garantizar su conservación o posterior eliminación. Por esto, es importante establecer la vigencia, los plazos de conservación, el destino final y la clasificación de reserva o confidencialidad de los mismos, con vistas a su conservación o eliminación.
Mantenimiento: maneras de preservar la información.
La preservación de la información empresarial a largo plazo requiere de procedimientos, requisitos y estrategias que permitan ejecutar la información durante el proceso de gestión documental, tomando medidas destinadas a asegurar que la documentación esté protegida correctamente.
Algunas de las estrategias clave de conservación son: la asignación de responsabilidades, la adquisición de la infraestructura técnica apropiada, y la creación de las condiciones para el manejo y el almacenamiento de soportes físicos.
Conclusiones | Gestor Documental Codigo10
La gestión de documentos ha evolucionado en los últimos años hacia el panorama digital. La política de gestión de documentos electrónicos incorpora directrices definidas por las organizaciones para crear y gestionar documentos fiables, auténticos y disponibles a lo largo del tiempo. En base a esta política, las empresas establecen responsabilidades de aplicación, supervisión, coordinación y gestión del tratamiento de los ficheros en su ciclo de vida documental, tal y como señala la propia Administración.
Las etapas de la gestión documental nos permiten crear estrategias a corto, mediano y largo plazo, así como convertir los archivos en verdaderos centros de información, útiles e importantes para la actividad empresarial.
Por lo tanto, ¿Estás preparado para optimizar los procesos de gestión documental e información de tu negocio? Estas fases marcan el camino hacia una mejor gestión documental, y, por tanto, también hacia la productividad y la eficiencia de tu empresa.
Itemdoc es una poderosa herramienta en el área de la Gestión de Flujos de Trabajo y Gestión Documental Electrónica. Con ella puedes acceder a través de Internet a toda la información de su empresa, desde cualquier parte del mundo y con todas sus funciones disponibles.
Recuerda que en Codigo10 podemos resolver todas tus dudas acerca de las etapas y fases de la gestión documental, así como acompañarte durante todo el proceso.
