En la era digital en la que vivimos, la gestión documental se ha convertido en un pilar fundamental para el correcto funcionamiento y la eficiencia de cualquier empresa. Porque organizar de manera adecuada todos los documentos que una compañía genera y recibe a diario es crucial para garantizar un flujo de trabajo eficiente, seguro y ordenado.
En este artículo de Codigo10, exploraremos las características principales de un Software de Gestión Documental, los beneficios de contar con uno en la empresa y conoceremos en detalle qué es ItemDOC y cómo puede revolucionar la forma en que se manejan los documentos en una organización.
¿Qué es la Gestión Documental?
En una encuesta, los empleados señalaron que dedicaban unos 18 minutos de media en buscar los documentos o el papeleo que necesitaban para completar una tarea.
La gestión documental es el conjunto de procesos y técnicas que tienen como objetivo organizar, almacenar, administrar y recuperar la información contenida en los documentos de una empresa de manera eficiente.
Como resultado, la gestión de documentos consiste en establecer una estructura clara y ordenada para todos los documentos (facturas, dossieres, albaranes, imágenes, etc), tanto en formato físico como digital, facilitando su acceso, seguimiento y control en todo momento.
¿Cuáles son los tipos de archivos que existen en las empresas?
Un archivo de empresa es, por definición, privado. Dependiendo del tamaño de la empresa, nos podemos encontrar con los siguientes tipos:
- Centrales: toda la documentación está bajo la responsabilidad de una sola dependencia, la cual posee personal especializado que se encarga de todos los proyectos archivísticos.
- Descentralizados: en este archivo, cada dependencia de la empresa tiene su propio centro de documentación, presentándose en ocasiones carencias en lenguajes y vocabularios comunes, normalización y sobrescostos. Por ello, es de vital importancia que se reciba una consultoría en gestión archivística, con las normas ISO pertinentes y que se cuadren los procesos documentales, a través de una empresa especializada en este tipo de tareas, si es que se quiere organizar la información con un formato similar para que sea recuperable por cualquier persona de la organización, independientemente del departamento que sea.
- Descentralizados con control central: cuando existe una unidad de archivo central que recoge periódicamente todos los documentos (a través de las llamadas «transferencias») y se encarga de diseñar e implementar políticas archivísticas.
¿Cómo organizar los documentos digitales de una empresa?
Las empresas deben instaurar sistemas para organizar archivos digitales que garanticen que toda su información esté ordenada y actualizada. También es importante no descuidar otras características de la gestión documental que hoy en día son fundamentales:
– la posibilidad de recuperar con facilidad versiones antiguas de determinados documentos digitales,
– el hecho de poder editar a distancia y de forma simultánea un mismo documento digital por parte de varias personas de un mismo equipo.
Beneficios de implantar un Gestor Documental en la empresa
Contar con un Software de Gestión Documental en la empresa puede aportar una serie de beneficios significativos:
- Garantizar que el personal pueda encontrar inmediatamente los documentos que necesita en tiempo real.
- El cumplimiento de normativas legales en materia de protección de datos, protegiendo la seguridad y la confidencialidad con derechos de acceso, cifrado y otras garantías.
- Posibilidad de trabajar de forma remota de manera eficiente.
- Sustituir las tareas manuales repetitivas por flujos de trabajo automatizados.
- Crear procesos más sostenibles que no dependan del papel.
¿Qué hace un gestor de archivos y documentos?
Sin embargo, limitarse a escanear todo desde el archivador a Google Drive solo traslada los mismos problemas del papel a los archivos digitales. En su lugar, se debe considerar la implantación un software de gestión documental como ItemDoc de Codigo10, una solución integral que combina tecnología innovadora con una interfaz amigable y fácil de usar.
Ciertamente, esta poderosa herramienta en el área de la Gestión Documental Electrónica y Flujos de Trabajo, permite a las empresas gestionar sus documentos de forma eficiente, centralizada y segura. Con ItemDoc, las empresas pueden decir adiós a los problemas de pérdida de documentos, tiempos de búsqueda prolongados y procesos ineficientes.
Características principales del Gestor Documental ItemDoc de Codigo10:
- Gestión de la estructura organizativa de la empresa, reflejando sus departamentos, usuarios, grupos, permisos de funcionalidad, privilegios de accesibilidad y privacidad.
- Actuación sobre documentos distribuidos en carpetas, archivadores y gestionando sus caminos lógicos a través de un potente sistema de gestión de Flujos de Trabajo. Esto nos ofrecerá automáticamente la trazabilidad de los documentos.
- Escritorio único para facilitar el trabajo corporativo y del usuario.
- Funcionalidades propias con integración total: correo electrónico, fax, mensajería interna, agenda, editor de documentos, estampillados de acciones, y gestión del conocimiento sobre los documentos.
- Integración de documentos desde su software ERP, escaneados, documentos electrónicos o de otras fuentes alternativas, componiendo la plataforma absoluta de información empresarial.
- Accesibilidad a través de Internet a toda la información de su empresa, desde cualquier parte del mundo y con todas sus funciones disponibles.
- Mayor productividad, seguridad, ahorro y contribución a la conservación del medio ambiente.
¡Invierte en un sistema de gestión electrónica de documentos inteligente! En Codigo10 somos profesionales con alta experiencia dedicada a la consultoría y los servicios informáticos. Tenemos la herramienta que tu empresa necesita, no dudes en contactarnos.
