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Gestor DocumentalItemDoc

Optimiza la gestión de los documentos de tu empresa con ItemDoc, la herramienta definitiva para la organización de archivos.

Por 28 marzo, 2024abril 9th, 2024No hay comentarios

En un mundo empresarial cada vez más digitalizado, la gestión eficiente de documentos se ha convertido en un pilar fundamental para la productividad y el éxito de las organizaciones. En Codigo10 Soluciones Informáticas hemos desarrollado Itemdoc, un software de gestión documental, una solución integral que responde a las necesidades de empresas como la tuya. Descubre cómo Itemdoc puede optimizar la gestión de tus archivos y documentos, simplificando procesos y aumentando la eficiencia operativa de tu negocio.

¿Qué es y para qué sirve un gestor documental?

La información es un recurso fundamental para la gestión y toma de decisiones en las organizaciones, muchas empresas llevan demasiado tiempo condicionadas por unos procesos deficientes de gestión de la información. ¿Y si todas esas horas se dedicaran a incrementar la competitividad de su empresa? No es ninguna sorpresa que las empresas y organizaciones con visión de futuro empiecen a usar documentos digitales y soluciones de gestión electrónica de documentos empresariales para obtener una ventaja competitiva en el mercado global.

Tener acceso inmediato, seguro y preciso a la documentación que se necesite y que el sistema sea fácil de administrar en el largo plazo son las cuestiones claves a la hora de elegir un software de gestión electrónica de documentos.

Un gestor documental es una herramienta tecnológica diseñada para organizar, almacenar, compartir y gestionar documentos de manera eficiente en entornos empresariales. Facilita la búsqueda y recuperación de información, mejora la colaboración entre equipos y garantiza la seguridad y la integridad de los datos empresariales.

Itemdoc de Codigo10 es una poderosa herramienta en el área de la Gestión de Flujos de Trabajo y Gestión Documental Electrónica. Se basa en la gestión de la estructura organizativa de la empresa, reflejando sus departamentos, usuarios, grupos, permisos de funcionalidad, privilegios de accesibilidad y privacidad, actuando sobre documentos distribuidos en carpetas, archivadores y gestionando sus caminos lógicos a través de un potente sistema de gestión de Flujos de Trabajo que nos ofrecerá automáticamente la trazabilidad de los documentos.

Características de ItemDoc, el gestor documental de Codigo10

Algunas de las características clave de Itemdoc, la solución de gestión documental desarrollada por Codigo10 Soluciones Informáticas para empresas que buscan optimizar sus procesos documentales, incluyen:

– Interfaz intuitiva y amigable.

– Almacenamiento seguro en la nube con copias de seguridad automáticas.

– Personalización según las necesidades y requisitos de cada empresa.

– Integración con otras herramientas empresariales para una mayor eficiencia.

– Control de versiones de documentos para un seguimiento preciso.

– Automatización de flujos de trabajo para una mayor productividad.

¿Por qué las empresas necesitan un gestor de archivos?

Aquí te indicamos las mejores razones de tener un software de gestión electrónica de documentos y conseguir una notable mejora en el desarrollo empresarial de tu negocio:

1. Optimización del flujo de trabajo: Un gestor documental como Itemdoc agiliza los procesos internos de tu empresa, eliminando la pérdida de tiempo en tareas administrativas.

2. Seguridad de la información: Protege datos sensibles y confidenciales, asegurando el cumplimiento de normativas y regulaciones vigentes.

3. Acceso y colaboración remota: Facilita el trabajo en equipo, incluso a distancia, permitiendo a los empleados acceder y compartir documentos de manera segura.

4. Reducción de costos: Minimiza el uso de papel, optimiza el espacio de almacenamiento físico y disminuye los errores humanos, lo que se traduce en ahorro de recursos.

5. Gestión de archivos: Con ItemDOC podrás comprimir archivos, recuperar archivos borrados, ver descargas recientes, eliminar archivos temporales y elaborar un sistema de organización de archivos personalizado.       

Paso a paso para la implementación de un sistema de organización de archivos en una empresa

Si ya te has convencido de implementar un gestor documental en tu empresa, es importante tener en cuenta una serie de requisitos y seguir un proceso estructurado. A continuación, te detallamos un paso a paso para una correcta implantación que te permitirá mejorar la eficiencia, la seguridad y la colaboración en la gestión de sus documentos.

  • Realiza un análisis detallado de las necesidades y objetivos de la empresa en cuanto a todo tipo de documentos del negocio.
  • Asegúrate de contar con la infraestructura tecnológica necesaria (Servidor, ordenador, almacenamiento en la nube…)
  • Evaluar diferentes soluciones del mercado y seleccionar la que mejor se ajuste a los requisitos de la empresa.
  • Designa un equipo encargado de liderar la implementación del gestor documental, con conocimientos técnicos y experiencia en gestión de proyectos. Capacitar a los empleados en el uso del gestor documental, proporciona formación tanto técnica como en buenas prácticas de gestión documental.
  • Definir la estructura de carpetas, metadatos, permisos de acceso y flujos de trabajo.
  • Diseñar un plan detallado de implementación que incluya los plazos, recursos necesarios y responsables de cada fase.
  • Personalizar la interfaz y los flujos de trabajo para optimizar la usabilidad y la eficiencia.
  • Introducir el gestor documental de forma progresiva en los diferentes departamentos o áreas de la empresa.
  • Realizar pruebas piloto y recopilar feedback para realizar posibles ajustes.
  • Realizar un seguimiento continuo del uso del gestor documental.

¿Estás listo para llevar la gestión documental de tu empresa al siguiente nivel? Contacta ahora mismo con Codigo10. Nuestro equipo de expertos en tecnología te guiará en la implementación personalizada de Itemdoc, adaptándola a las necesidades específicas de tu negocio para maximizar sus beneficios y potenciar el crecimiento de tu empresa.

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