Todavía existe cierto desconocimiento acerca de lo que es la gestión documental y de la importancia que tiene para una compañía por sus múltiples ventajas. Nos encontramos en una era de revolución tecnológica y debemos ser capaces de sacar el máximo provecho a las nuevas tecnologías.
Los archivos y documentos son elementos imprescindibles para cualquier tipo de empresa. Son necesarios para mantener un control y al mismo tiempo se utilizan para consultar o buscar referencias de movimientos anteriores. Pero a lo largo de la vida de la empresa se generan una cantidad ingente de documentos.
Para empezar la gestión documental es la unión de estrategias y planteamientos que permiten la ejecución organizada, sistemática y estandarizada para el manejo y control de la documentación producida y recibida por cualquier empresa, es decir, todas esas actas, estados de cuenta y contratos que pueden ser realizados a diario, pasan a ser registrados dentro de una valoración sistemática, que permite que se almacenen de la manera correcta, en el formato correcto, bajo las condiciones necesarias y por un tiempo prudente.
¿Qué es Itemdoc?
Itemdoc es una poderosa herramienta en el área de la Gestión Electrónica de Documentos y Flujos de Trabajo. Se basa en la gestión de la estructura organizativa de la empresa, reflejando sus departamentos, usuarios, grupos, permisos de funcionalidad, privilegios de accesibilidad y privacidad, actuando sobre documentos distribuidos en carpetas, archivadores y gestionando sus caminos lógicos a través de una potente gestión de Flujos de Trabajos que nos ofrecerá automáticamente la trazabilidad de los documentos.
Para facilitar el trabajo corporativo y del usuario, tendiendo a ofrecer un escritorio único, Itemdoc está dotado con una serie de funcionalidades propias que supondrán potentes herramientas con integración total, así dispondremos de correo electrónico, fax, mensajería interna, agenda, destacando el editor de documentos, con utilización de estampillados de acciones, y gestión del conocimiento sobre los documentos.
Itemdoc completa el círculo, integrando documentos desde su ERP, escaneados, documentos electrónicos o de otras fuentes alternativas, componiendo la plataforma absoluta de información empresarial.
En tiempos tan competitivos como los actuales resulta imprescindible, para cualquier organización empresarial, que la información generada por la misma, así como la recibida, se encuentre dentro de un marco de rápida accesibilidad, niveles de privacidad, confidencialidad, entorno de distribución para su disponibilidad y conocimiento por parte de organizaciones departamentales simples y complejas, que resultan de la propia estructura organizativa de la empresa.
Uno de las beneficios más importantes de la gestión electrónica de documentos es la posibilidad de acceder a los documentos sea cual sea su ubicación, lo cual es esencial y muy útil si nuestros empleados tienen que realizar teletrabajo desde sus domicilios como viene ocurriendo en los últimos meses. Y es que, para poder optar al teletrabajo es necesario que la empresa cuente con la automatización y digitalización de todos los procesos de gestión y cuente con un sistema de comunicación segura, ya que es la única forma en la que se puede desvincular las condiciones laborales de la ubicación física para su desempeño.
Por eso, los sistemas de gestión ERP posibilitan que podamos centralizar la gestión de todas las áreas de una empresa de forma automatizada en un entorno digital, lo que supone una de las dos condiciones para pensar en la deslocalización de los trabajadores (total o parcialmente). De esta manera, este software facilita la gestión de procesos, las relaciones con los clientes y proveedores, las bases de datos en tiempo real, etc. Es importante la agilidad de la comunicación entre el trabajador y el software de gestión empresarial.
Si tu empresa cuenta con un ERP, podrás centralizar toda la información de la empresa en un sólo sistema. Por ello, cualquier empleado puede acceder a éste desde cualquier lugar para gestionar los procesos que tenga encomendados. La información está actualizada, todo el equipo humano trabaja sobre la misma herramienta, no es necesario cruzar datos o actualizarlos, simplemente desarrollar el trabajo.
Como solución a estas necesidades, Itemdoc es nuestra herramienta más poderosa en el campo de la Gestión Electrónica de Documentos y Flujos de Trabajo, capaz de ofrecerle la respuesta adecuada a sus necesidades de tratamiento de la información dentro de su estructura organizativa y con el objetivo fundamental de que la propiedad de la información resulte de su empresa y no de elementos aislados dentro de su organización.
Hoy en día, en un mundo cada vez más competitivo, no basta con vender un buen producto, ofrecer un buen servicio o tener un buen precio. Es imprescindible adaptarse a las nuevas necesidades y demandas de los clientes, y para ellos, las empresas deben reorganizarse y adoptar nuevos sistemas de gestión y control que hagan que no se escape ningún dato importante.
El objetivo del ERP dentro de la digitalización de la empresa es automatizar los procesos de la empresa para mejorar la precisión de los datos y reducir la carga de trabajo manual. … Así conseguiremos una mejora en tiempo y una reducción de costes global de cualquier negocio.
Es imprescindible encontrar una solución informática que cumpla con todos los requisitos que tu empresa necesita. En Codigo10 te ofrecemos la solución perfecta para hacer que tu empresa controle todos y cada una de los procesos productivos y de gestión documental. Contacta y te asesoramos sin compromiso.
