Desventajas de la gestión documental en papel
La falta de información es muchas veces la causa de que se mantengan procesos completamente ineficientes. Eso es lo que pasa muchas veces con la gestión en papel en vez de la gestión electronica de documentos. Trabajar con papel ocupa una parte importante de la jornada laboral de los empleados. Por no hablar de las pérdidas ocasionas por cualquier tipo de incendio, inundación o error humano. Esto hace más necesario que nunca que las empresas den el paso hacia la digitalización.
Son muchas las desventajas que implica para la empresa la gestión documental en papel:
• Pérdida de productividad: cuando los empleados dedican más tiempo del necesario a localizar papeles, escanearlos, imprimirlos, etc., la productividad de la empresa se resiente en aspectos administrativos que se podrían automatizar y reducir.
• Mayores costes: los gastos en papel, material de oficina, tinta de impresora, tóner y otros elementos similares puede afectar de manera significativa también a la empresa desde el punto de vista económico.
• Pérdidas, deterioros y errores en la gestión de documentos: documentos que se imprimen dos y varias veces, o que se pierden y no logran localizarse cuando hacen falta, o que se ven deteriorados por el tiempo.
La gestión del flujo documental en la empresa debe evolucionar para que podamos optimizar nuestros procesos de trabajo, reducir costes y mejorar los tiempos de respuesta al cliente.
Implementación de workflows en la empresa
El workflow o flujo de documentos de trabajo que suceden en el día a día de una empresa debe organizarse y planificarse. La tecnología nos permite reducir los costes en papel, evitar la pérdida y deterioro de documentos y aumentar la productividad de nuestros empleados.
Sin embargo, el problema no se acaba en el momento de implementar un software de gestión documental. Hay que implementar procesos y metodologías en la gestión de documentos, de cara a automatizar tareas que están suponiendo un enorme coste de tiempo y productividad a los empleados, y por tanto, también afecta a la rentabilidad del negocio.
Reducir las tareas relacionadas con la gestión del papel podría suponer una gran ventaja para tu compañía. Muchas otras empresas ya están trabajando con un software de gestión documental y están dejando atrás procesos obsoletos que no ayudan a la gestión de la complejidad de hoy día.
¿Qué es ItemDoc?
ItemDoc es una poderosa herramienta en el área de la Gestión Electrónica de Documentos y Flujos de Trabajo.
Se basa en la gestión de la estructura organizativa de la empresa, reflejando sus departamentos, usuarios, grupos, permisos de funcionalidad, privilegios de accesibilidad y privacidad, actuando sobre documentos distribuidos en carpetas, archivadores y gestionando sus caminos lógicos a través de una potente gestión de Flujos de Trabajos que nos ofrecerá automáticamente la trazabilidad de los documentos.
Itemdoc está dotado con una serie de funcionalidades propias que supondrán potentes herramientas con integración total. Así dispondremos de correo electrónico, fax, mensajería interna, agenda, destacando el editor de documentos, con utilización de estampillados de acciones, y gestión del conocimiento sobre los documentos.
¿Cuáles son las ventajas de implementar un sistema de gestión documental?
1- Centralización de toda la información: podemos olvidar la búsqueda interminable de papeleo en un sinfín de carpetas, agilizando de esta manera el flujo de trabajo.
2- Seguridad: la empresa puede decidir que empleados tendrán acceso a los documentos centralizados gracias al mecanismo de concesión de permisos. Además, la información confidencial está segura dentro del sistema y en caso de pérdida, se pueden recuperar los datos fácilmente sin conexión o en la nube.
3- Compartir documentos: la información interna y externa de la empresa puede ser distribuida y compartida a través de la creación de grupos dentro del sistema.
4- Eficiencia y ahorro económico: si ya no hay que archivar, imprimir, fotocopiar y buscar la información en discos duros o carpetas… se reducen los tiempos de los procesos al automatizar y garantizar la entrega y el acceso rápido de toda información. Por tanto, se consigue reducir entre un 10 y un 20% los costes económicos. Por no hablar del gran ahorro de espacio en nuestras oficinas.
5- Homologación: se pueden unificar los procedimientos para realizar todas las tareas, estableciendo un mismo modelo para toda la empresa.
¿Sigue tu empresa gestionando sus documentos en papel?, ¿eres consciente de todo el tiempo y dinero que estás perdiendo cada día? Nos gustaría conocer tus impresiones y por qué razón aún no has dado el paso que cada vez más empresas están dando ya. En Codigo10 tenemos la solución informática y digital que tu negocio necesita. Contacta con nosotros sin compromiso.
