¿Cómo evitar los errores más comunes al facturar?

La facturación es una parte esencial de cualquier negocio, pero cometer errores en este proceso puede ser costoso y problemático. Desde la información incompleta hasta errores en los cálculos, existen muchos errores comunes que pueden causar problemas en el proceso de facturación.

No eres la única persona que comete fallos asiduos a la hora de facturar y que salen caros a la empresa o a tu bolsillo. Por eso, en este artículo te contamos los errores más comunes al facturar y cómo un software ERP de gestión te ayuda a evitarlos. Sigue leyendo y consigue facturar sin preocupaciones y centrarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio.

¿Qué dice la Ley sobre las facturas?

Los autónomos y pymes tienen una serie de obligaciones al emitir facturas a sus clientes. El reglamento de facturación recopila más de una decena de datos que deben incorporar todos los negocios en estos documentos de pago para cumplir con la normativa.

La factura es el documento que da validez legal y fiscal a la compra – venta de productos o servicios. Este soporte no sólo sirve como resguardo para cobrar y para documentar las operaciones, sino que además se requiere para decenas de procedimientos, como puede ser justificar una deducción en una declaración de impuestos.

Desde hace más de una década, el reglamento de facturación regula los datos que debe contener obligatoriamente una factura para ser legal. Sin embargo, esta norma sufrirá ciertos cambios próximamente con la entrada en vigor del reglamento de la Ley Crea y Crece que desarrolla la obligación de emitir facturas electrónicas obligatorias.

Datos obligatorios de una factura

• Número y, en su caso, serie: la numeración de las facturas dentro de cada serie es el elemento más importante de la factura y debe ser siempre correlativa. Por ejemplo, podríamos poner la serie 2024 para todas las facturas emitidas en 2024. A la primera le adjudicamos el número 2024/1, a la segunda factura que emitimos, le asignaremos el número 2024/2, la tercera el 2024/3… Además, la expedición de series (como por ejemplo 2024/…) no sólo es recomendable sino también obligatoria en algunos casos como cuando se emiten facturas rectificativas.
• La fecha de su expedición: todas las facturas deben tener una fecha de emisión, es decir, el día, mes y año concreto en el que el autónomo o pyme recaba toda la información de la operación y se la envía al cliente en el documento de pago.
• Datos del emisor y del receptor de la factura: las facturas deben incluir determinada información obligatoria para que tengan validez, tanto del autónomo que emite la factura y la va a cobrar como del emisor, el cliente al que se le envía la factura. Los datos que siempre deben figurar son:
• Nombre y apellidos (en el caso de que sea autónomo persona física) o denominación social (si es una empresa) tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
• Número de Identificación Fiscal (si es autónomo, este número coincidirá con el Documento Nacional de Identidad) tanto del emisor como del receptor
• Domicilio fiscal, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. El Domicilio debe incluir la dirección, el código postal y la población. En el caso de los autónomos sin un local abierto al público, es habitual que este domicilio coincida con su vivienda.
• Descripción de las operaciones: Habrá que incluir los datos necesarios en la factura para que quede claro cuáles son los servicios o productos por los que estamos facturando. Esto servirá para consignar más abajo la base imponible del Impuesto y su importe.
• Base imponible: Es el precio total de la factura antes de haber aplicado impuestos. Es decir, antes de sumar el IVA y restar el IRPF.
• El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones. Habitualmente, los autónomos que facturan en territorio nacional deberán aplicar el IVA -que se suma- y el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) -que se resta-.
• Importe total: Es el precio de la factura, tras haber aplicado sobre la base imponible los impuestos que correspondan. Este importe es el precio real que pagará nuestro cliente por el producto o servicio prestado.
• Datos complementarios: También hay otras circunstancias especiales que, de producirse, es obligatorio señalar en la factura como: si es una operación exenta de IVA -si se trata, por ejemplo, de servicios educativos o sanitarios-; si forma parte del Régimen especial de Agencias de viajes o del régimen especial de bienes usados, entre otras.

Para evitar errores de información incompleta al facturar, es importante tener un proceso claro de facturación, verificar la información antes de enviar la factura, y utilizar un software de facturación que incluya plantillas con campos requeridos y alertas de errores.

¿Qué pasa si se me olvida enviar la factura al cliente?

Puede parecer obvio, pero es uno de los errores más comunes al facturar es olvidarse de enviar la factura al cliente. Por ello, se recomienda establecer plazos y fechas límite para enviar la factura.

Si te has olvidado de incluir una factura emitida en la declaración del IVA y estás fuera de plazo, tienes que presentar una declaración complementaria, ingresar el IVA y pagar los recargos indicados. Estos recargos están entre el 5% y el 20%, según el tiempo que haya pasado.

Por eso, es importante tener un registro actualizado de todas las facturas pendientes y establecer alertas o recordatorios para enviar las facturas en el momento adecuado. Utilizar un software de facturación que tenga una función de seguimiento de facturas también puede ser de gran ayuda. Además, se debe establecer una comunicación clara con el cliente para confirmar que la factura ha sido enviada y asegurarse de que se han recibido todos los documentos necesarios para el proceso de pago.

Seguimiento de facturas impagadas

Para hacer un seguimiento de impagos, es importante tener un sistema claro y organizado para el registro y seguimiento de las facturas pendientes. Se recomienda establecer plazos y fechas límite para el pago de las facturas y enviar recordatorios por correo electrónico o teléfono cuando se acerque la fecha de vencimiento.

También se puede utilizar un software de facturación que permita el seguimiento de las facturas y envío automático de recordatorios de pago. En caso de que una factura quede impagada, se debe seguir un proceso claro para la gestión de cobros, como el envío de cartas de advertencia o la contratación de una agencia de cobros.

Es importante tener una comunicación clara y proactiva con el cliente en todo momento y mantener registros precisos de todas las comunicaciones y acciones tomadas para el seguimiento de impagos en caso de tener que proceder judicialmente.

GID Factura-E de Codigo10

Un software de facturación eficiente puede ayudar a automatizar el proceso de facturación y la relación con los clientes, lo que permite ahorrar tiempo y reducir errores. También permite una mejor organización y seguimiento de las facturas, lo que facilita la gestión de cobros y el mantenimiento de registros precisos.

En Codigo10 somos agentes digitalizadores del Kit Digital y contamos con el software de gestión GID Factura-E, una solución que permite la emisión de las factura de venta en formato Factura-e y los servicios de configuración y parametrización de la misma.

GID Factura-E de Codigo10 permite la emisión de las facturas de venta en formato electrónico firmadas con el Certificado Digital de la empresa y permite enviarla a FACe o por Email. Te permitirá emitir, recibir y gestionar tus facturas de manera ágil, segura y conforme a la legislación vigente. Así como la creación automática de la carpetería de clientes y proveedores. La sincronización de GID.Doc con nuestro ERP GID permite gestionar el envío de albaranes en miniatura adjuntándolos a la factura.

Características del módulo de contabilidad del Software de Gestión online ERP GID de Codigo10:

• Informes: Genera directamente asientos de contabilidad, listados de extracto, balance de sumas, saldos y balance de situación.
• Gestión de pagos: Genera de forma rápida y sencilla facturas de venta y de compra, albaranes de compra venta, amortizaciones, partes de trabajo, dietas, remesas, inventarios y amortizaciones.
• Validación de asientos: Evita descuadres en la contabilidad.
• Extractos anuales y por periodos.
• Mayor por cuentas de clientes y proveedores.
• Balance de Situación: Pérdidas y Ganancias.
• Sumas y Saldos.
• Procesos de Regularización: Cierres y aperturas de ejercicio completamente automatizados.
• Gestión SII, Suministro Inmediato de Información del IVA: Permite registrar en hacienda sus facturas de manera automática.
• Cuentas contables de ventas y compras parametrizables a nivel de series.
• Importación/exportación de apuntes contables.
• Control presupuestario.
• Series en asientos contables.
• Edición rápida de asientos contables.
• Registro de IVA Repercutido / Soportado: Generación de libros
• Libro Registro de Facturas Emitidas / Recibidas.
• Tasas y Modelos: Impuestos, IVA, retenciones. Conciliación bancaria a partir del modelo 43. Permite presentación telemática online.
• Listado de plan presupuestario.
• Avisos de amortización: semestral, trimestral o mensual.
• Contabilización automática de la amortización.
• Cuadro de amortización: Próximas cuotas de amortización

Un ERP es la herramienta básica para una buena contabilidad empresarial, ya que nos permite trabajar con toda la información de la empresa.

La inversión en tecnología ayuda a ampliar, adaptar o renovar la capacidad productiva, así como mejorar la eficacia y eficiencia del proceso productivo. La digitalización es elemento clave para mejorar la productividad y, por tanto, la competitividad y rentabilidad.

Con funcionalidades intuitivas y una interfaz amigable, podrás optimizar tus procesos contables y dedicar tu tiempo a lo que realmente importa, rentabilizar tu negocio. Si necesita controlar las finanzas de su negocio y todavía no tiene implantado un ERP, contacte con nosotros para asesorarle sin compromiso.