Optimiza el ROI de tu empresa a través de la Gestión Documental

La gestión documental hace referencia a los procesos y recursos necesarios para organizar, almacenar y recuperar documentos y automatizar los flujos de trabajo dentro de tu empresa.
De media, una persona puede invertir 15 minutos al día en la búsqueda de un documento. Si hablamos de una empresa de 50 empleados, esto se traduce en una inversión de 3.000 horas anuales aproximadamente, lo que supone una ineficiencia de alrededor de 150.000 euros al año, que como puedes deducir, acaba influyendo en los resultados de tu empresa.
Conocer el ROI es especialmente importante a la hora de medir la rentabilidad de nuestras acciones en cada departamento y tomar decisiones estratégicas en el futuro. En este post de Codigo10 te contamos por qué un software de gestión es imprescindible para tu pyme.

¿Qué es el ROI?

El ROI o Return On Investment significa retorno de la inversión. Podríamos definirlo como un indicador que mide el rendimiento o rentabilidad de una inversión. Es decir, es el beneficio o pérdida que se obtiene por cada euro invertido en una acción específica.
En términos generales, el ROI sirve para evaluar la eficiencia de una inversión, ya que nos permite determinar cuáles son las ganancias relacionadas con la cantidad de dinero invertido en cualquier proceso de un negocio.
Un alto índice ROI significa que una inversión genera ganancias favorables en comparación con el coste de inversión.

¿Por qué es importante el ROI?

• Te ayuda a entender cómo una inversión influye en tu negocio, tanto si es negativa como positiva.
• Te permite evaluar tus decisiones empresariales pasadas y mejorar las futuras.
• Según la información obtenida de los cálculos del ROI, podrás comparar nuevas oportunidades de negocio y decidir cuál elegir.
• Te permite identificar cuál inversión reporta mayores beneficios para así dedicarle mayor esfuerzo y optimizar recursos.
• Te ayuda a entender cuáles estrategias debes cambiar o en cuáles áreas debes invertir más.

Es que es fundamental conocer los resultados de cualquier acción o estrategia para saber qué debemos mejorar y qué no. En otras palabras, necesitamos saber la rentabilidad de las acciones realizadas para determinar si han merecido la pena o es necesario cambiar de estrategia. Pero, ¿esto cómo se hace?

¿Qué problemas elimina la implantación de un gestor documental?

• Reducción de tiempo en las búsquedas:
  Lo que antes te llevaba 15 minutos ahora puedes tenerlo en menos de 1 minuto, solo con una búsqueda, y siempre y cuando, la información esté bien registrada en el gestor documental.
  ¿Imaginas todo lo que esto te facilitará frente una auditoria contable, por ejemplo? Además del tiempo que estás ahorrando en tus gestiones del día a día.
• Elimina el picado manual de datos:
  El picado de datos es una tarea crucial pero a menudo laboriosa en el ámbito de la gestión documental. Se trata de extraer información vital de documentos en papel y trasladarla a una base de datos digital. Un software de gestión documental puede tener diversas funcionalidades, una de ellas es la indexación de datos a través de la tecnología OCR. Si es la primera vez que oyes este concepto, se refiere a Reconocimiento Óptico de Caracteres y esa tecnología es capaz de extraer texto impreso en imágenes y documentos, y convertirlo a formato digital.
  Cuando digitalizamos un documento, esa tecnología es la encargada en hacer que el picado manual de datos desaparezca, suponiendo un ahorro de tiempo y la eliminación de errores manuales, porqué como humanos que somos nos equivocamos, aunque a veces nos cueste reconocerlo.
• Automatización de flujos de trabajo:
  La automatización elimina numerosas tareas y pasos recurrentes que tu equipo realiza en el día a día, haciendo que ganen tiempo para aquellas tareas que realmente van a aportar valor a la empresa y aumenten su productividad.
  La automatización viene marcada por un cambio en el estado de un documento en el sistema de gestión documental o por un proceso concreto que hace que un flujo de trabajo se active, dando paso, a las distintas validaciones que nosotros hayamos definido.
  Si no tienes claro por qué proceso deberías empezar a automatizar en tu empresa, la gestión del expediente de RRHH, el proceso de compras y el proceso de firma de contratos son excelentes puntos de partida, ya que su automatización se traducirá en un aumento de la productividad y en un ahorro de costes cuantificable.

Descubre el gestor documental de Codigo10

La documentación de una empresa puede estar en distintos formatos papel o digital e incluye facturas, contratos, solicitudes de empleo, formularios y muchos otros. Tener acceso inmediato, seguro y preciso a la documentación que se necesite y que el sistema sea fácil de administrar en el largo plazo son las cuestiones claves a la hora de elegir un software de gestión electrónica de documentos.
Un gestor documental es una herramienta tecnológica diseñada para organizar, almacenar, compartir y gestionar documentos de manera eficiente en entornos empresariales. Facilita la búsqueda y recuperación de información, mejora la colaboración entre equipos y garantiza la seguridad y la integridad de los datos empresariales.

ItemDoc de Codigo10 es una poderosa herramienta en el área de la Gestión de Flujos de Trabajo y Gestión Documental Electrónica. Se basa en la gestión de la estructura organizativa de la empresa, reflejando sus departamentos, usuarios, grupos, permisos de funcionalidad, privilegios de accesibilidad y privacidad, actuando sobre documentos distribuidos en carpetas, archivadores y gestionando sus caminos lógicos a través de un potente sistema de gestión de Flujos de Trabajo que nos ofrecerá automáticamente la trazabilidad de los documentos.

Características de ItemDoc, el gestor documental de Codigo10

Algunas de las características clave de ItemDoc, la solución de gestión documental
desarrollada por Codigo10 Soluciones Informáticas para empresas que buscan optimizar sus
procesos documentales, incluyen:
– Interfaz intuitiva y amigable.
– Almacenamiento seguro en la nube con copias de seguridad automáticas.
– Personalización según las necesidades y requisitos de cada empresa.
– Integración con otras herramientas empresariales para una mayor eficiencia.
– Control de versiones de documentos para un seguimiento preciso.
– Automatización de flujos de trabajo para una mayor productividad.

¿Estás listo para llevar la gestión documental de tu empresa al siguiente nivel? Contacta con Codigo10. Nuestro equipo de expertos en tecnología te guiará en la implementación personalizada de ItemDOC, adaptándola a las necesidades específicas de tu negocio para maximizar sus beneficios, potenciar el crecimiento de tu negocio y optimizar el ROI de tu empresa a través del la Gestión Documental.