Es imprescindible conocer todas las etapas por las que pasa un producto para la gestión de cualquier empresa. Por ello conviene que los negocios que pertenecen al sector de la distribución, conozcan qué es y cómo funciona un software de trazabilidad de productos, además de las ventajas y beneficios que conlleva trabajar con él dentro de la empresa.
¿Cuáles son los tres tipos de trazabilidad de un producto?
La trazabilidad es el conjunto de aquellos procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lotes de productos, según la Asociación de Fabricantes y Distribuidores (AECOC). Por tanto, el registro de la trazabilidad de los productos es obligatorio para muchos sectores y es fácil de garantizar si disponemos de un software de gestión ERP que ofrezca opción de trazabilidad y control de lotes.
Existen tres tipos de trazabilidad: Ascendente, interna o descendente. Es importante analizar cada momento de la cadena de suministro para evitar problemas y obtener los datos más fiables, ya que es un proceso acumulativo.
Ejemplo de trazabilidad de un producto y cómo se realiza.
Un ejemplo del tipo de trazabilidad interna es la que se puede apreciar en la elaboración de cada caja de tornillería de una ferretería:
- Cuando se fabrica o elabora el producto final, se crea un nuevo código de reconocimiento en el que se añaden los datos de procedencia de las materias primas de las que está compuesto. Estos suelen enviarse en lotes que llevan un código (de barras o QR). Gracias a este código, se podrá controlar dicho lote en el almacén, gestionando su ubicación y la cantidad de stock disponible.
- Después de marcarlas con un láser especial, estas son identificadas con un ID que permanecerá con ellas durante toda la cadena de suministro. A esta ID se le va sumando información de cada etapa de distribución, para mantener la trazabilidad interna en todo momento. Esto les permite a los especialistas identificar errores y oportunidades de mejora de los procesos.
- Finalmente, cuando el producto llega a su destino, se escanea para informar de su llegada.
La función del programa de gestión de trazabilidad es registrar información sobre todos los procesos internos por los que pasa el producto, desde su manipulación, maquinaria implementada, temperatura y lote, entre otros datos relevantes. Este control asegura el cumplimiento de la planificación de la producción, previniendo retrasos al saber cuándo se tiene que realizar cada proceso y pudiendo verificar en qué estado se encuentra cada uno.
Asimismo, con la trazabilidad se puede comprobar cuánto material queda para elaborar el producto final y proceder a la compra inmediata de materia prima para no parar la producción.
Ventajas y beneficios que ofrece un software de gestión de trazabilidad.
El control de los procesos de trabajo mediante un software ERP de gestión nos aportará un incremento de la productividad y un margen inferior en la gestión de errores. En caso de ocurrir alguna falla en el producto final, las tecnologías de trazabilidad permiten identificar en que parte del proceso ocurre un defecto, y con el apoyo de la información que estos sistemas brindan al usuario es posible identificar causas raíz de una forma más rápida.
Además, un software de trazabilidad de lotes nos permite conocer y responder de forma inmediata a las siguientes preguntas:
- Quién, cuándo y cómo se dio de alta.
- Cuándo y a quién se le vendió.
- Qué transportista lo entregó.
- Qué stock nos queda.
- Cuándo caduca.
- Cuáles son los costes del producto y su precio final.
¿Cómo se registra la hoja de trazabilidad de un producto?
La empresa que quiera implementar una trazabilidad, necesita cierta metodología en sus departamentos o trabajadores:
- Cada trabajador debe disponer de un usuario y una contraseña de acceso a la aplicación, utilizados únicamente por esa persona. Con esto podremos conocer paso a paso la gestión de cada documento, además de personalizar la aplicación de acuerdo con los accesos que debe tener este trabajador.
- Cada producto debe tener una referencia que lo identifique de manera única.
- Se deben ir registrando todos los pasos de cada producto mientras avanza a través de la cadena. Desde que se fabrica o compra cada unidad hasta que se vende al cliente final.
Control de trazabilidad con un software de Gestión Documental
La trazabilidad también se realiza con archivos, no sólo con productos. Ciertas empresas necesitan comprobar el historial de un documento y rastrearlo durante el ciclo de vida del mismo (pedido, albarán, factura…), es decir, desde el momento de su solicitud y creación hasta que está su venta final o entrega. Esto es muy útil para casos en los que se tiene que respetar un plazo final o para se respete la ley vigente de protección de datos.
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