¿Cómo conseguir ahorrar tiempo, ganar seguridad y ser eficientes con nuestra gestión documental?
Para cualquier organización dentro de una empresa es fundamental tener una buena gestión documental para almacenar, administrar, preservar, consultar y ordenar toda la información de una forma fácil y eficiente mejorando, a corto plazo, la productividad empresarial.
Como ya hemos visto en otras ocasiones, las compañías generan grandes cantidades de papeles impresos que muchas veces se pierden, se traspapelan o incluso acaban siendo una pérdida de tiempo para el trabajador al no poder encontrar la información requerida al momento. Por eso, con la digitalización de los documentos, las copias en papel están empezando a ocupar un segundo plano en nuestra vida laboral.
Implementado un sistema de gestion electronica de documentos conseguimos centralizar toda la información en un mismo lugar donde todos los trabajadores tendrán acceso a ella de una forma sencilla y eficiente. Los ficheros físicos se convierten en versiones digitales que se almacenan en una localización central.
El primer paso será escanear toda la documentación que queramos organizar para conseguir el buen aprovechamiento del sistema. Esto puede parecer una locura al principio pero, tras esa primera y única vez, el tiempo de los trabajadores se verá gratamente amortizado.
¿Cuáles son las ventajas de implementar un sistema de gestión documental?
1- Centralización de toda la información: podemos olvidar la búsqueda interminable de papeleo en un sinfín de carpetas, agilizando de esta manera el flujo de trabajo.
2- Seguridad: la empresa puede decidir que empleados tendrán acceso a los documentos centralizados gracias al mecanismo de concesión de permisos. Además, la información confidencial está segura dentro del sistema y en caso de pérdida, se pueden recuperar los datos fácilmente sin conexión o en la nube.
3- Compartir documentos: la información interna y externa de la empresa puede ser distribuida y compartida a través de la creación de grupos dentro del sistema.
4- Eficiencia y ahorro económico: si ya no hay que archivar, imprimir, fotocopiar y buscar la información en discos duros o carpetas… se reducen los tiempos de los procesos al automatizar y garantizar la entrega y el acceso rápido de toda información. Por tanto, se consigue reducir entre un 10 y un 20% los costes económicos. Por no hablar del gran ahorro de espacio en nuestras oficinas.
5- Homologación: se pueden unificar los procedimientos para realizar todas las tareas, estableciendo un mismo modelo para toda la empresa.
¿Qué es ItemDoc?
ItemDoc es una poderosa herramienta en el área de la Gestión Electrónica de Documentos y Flujos de Trabajo.
Se basa en la gestión de la estructura organizativa de la empresa, reflejando sus departamentos, usuarios, grupos, permisos de funcionalidad, privilegios de accesibilidad y privacidad, actuando sobre documentos distribuidos en carpetas, archivadores y gestionando sus caminos lógicos a través de una potente gestión de Flujos de Trabajos que nos ofrecerá automáticamente la trazabilidad de los documentos.
Para facilitar el trabajo corporativo y del usuario, tendiendo a ofrecer un escritorio único, Itemdoc está dotado con una serie de funcionalidades propias que supondrán potentes herramientas con integración total. Así dispondremos de correo electrónico, fax, mensajería interna, agenda, destacando el editor de documentos, con utilización de estampillados de acciones, y gestión del conocimiento sobre los documentos.
ItemDoc completa el círculo, integrando documentos desde su ERP, escaneados, documentos electrónicos o de otras fuentes alternativas, componiendo la plataforma absoluta de información empresarial.
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