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Plan de implementación de ERP: la metodología definitiva de 7 pasos.

Estás a punto de implementar un ERP.

Sabes que es un proceso arduo y que para que este proyecto funcione, tendrás que hacer mucha planificación.

Lo primero es lo primero…

¿Cuál es el proceso de implementación de ERP?

Un proceso de implementación de ERP incluye la instalación del sistema seleccionado, la transferencia de todos los datos, el mapeo de los procesos y la capacitación de los usuarios para que realmente utilicen el software. Esta es la etapa en la que su sistema se activará.

¿Por dónde empezamos?

Hemos creado esta guía para ayudarte a resolverlo todo:

  • Crear un plan de gestión de cambios efectivo (y quién debería ayudarlo a implementarlo)
  • Costos ocultos de implementación de ERP y cómo pronosticarlos
  • Cómo evaluar el éxito de su proyecto

Te proporcionará la información, los recursos y las plantillas para obtener una comprensión profunda del proceso de implementación y aumentar sus posibilidades de un proyecto exitoso.

Las etapas de nuestra metodología de implementación de ERP

  1. Reúne a su equipo de proyecto ERP
  2. Cómo crear un plan de gestión de cambios ERP
  3. Estimando tu presupuesto de implementación de ERP
  4. Comenzando tu migración de datos
  5. Entrenando a los usuarios para usar su ERP
  6. Qué hacer durante la puesta en marcha de su ERP
  7. Evaluar si tu proyecto ERP fue un éxito

 

1. Reúne a tu equipo de proyecto.

Crear un equipo de implementación de ERP eficiente y dedicado hará que tu trabajo sea mucho, mucho más fácil.

Para comenzar, necesitarás los siguientes miembros ‘principales’.

  • Gerente de proyecto: el líder. Probablemente.
  • Analista de aplicaciones: responsable de la migración y limpieza de datos.
  • Desarrollador de aplicaciones: a cargo de la personalización del sistema.
  • Ingeniero de pruebas de control de calidad: dirige las pruebas del sistema y los esfuerzos de rendimiento

Sin embargo, para garantizar que la implementación sea lo más fluida posible en todos los departamentos necesitará algunas personas más.

Aquí hay algunos ejemplos de las partes involucradas que debes incluir al implementar un ERP:

Puesto Función de intereses
Gerencia senior Análisis, informes, BI
Contabilidad Libro mayor, cuentas, gestión de activos y efectivo
Ingenieros y personal de planta PLM, programación de producción, gestión de documentos, diseños.
Trabajadores de taller Gestión documental, inventario, diseños.
Departamento de ventas Funciones de pronóstico, BI, CRM
Personal del almacén Inventario, WMS, SCM, integración de dispositivos móviles

¿Debo contratar a un consultor de implementación de ERP?

Respuesta corta: sí, si no tienes la experiencia interna y puede pagarla. Un consultor de implementación experimentado lo habrá visto todo antes y puede detectar los problemas antes de que surjan.

2. Crear un plan de gestión de cambios de implementación

Primero, planificar la implementación del ERP en pasos y delegarlos en el equipo de implementación según la experiencia.

Antes de iniciar su implementación, debe tener planes establecidos para:

  • Pronosticar los costos de implementación y elaborar un presupuesto
  • Crear un cronograma de implementación de ERP
  • Migrar datos al nuevo sistema
  • Entrenar a una base de usuarios de ERP
  • Probar el ERP y ponerlo en funcionamiento
  • Actividades diarias en vivo con el ERP
  • Evaluando el éxito de su proyecto

Las herramientas como Trello, Google Sheets y Wrike son excelentes para colaborar en proyectos como implementaciones de ERP: navegue y elija el que mejor se adapte al estilo de gestión de proyectos de tu empresa.

En segundo lugar, tendrás que planificar formas de mantener a la empresa en funcionamiento  durante la implementación. El cambio siempre conlleva cierto grado de interrupción.

 

3. Pronostica los costes de implementación del ERP y elabora un presupuesto

¿Cuánto cuesta la implementación de ERP?

Esa es una pregunta de oro:

  • El 35% de las implementaciones de ERP superaron el presupuesto en un 0% -25%
  • 15% superaron el presupuesto en un 26% -50%
  • 6% superaron el presupuesto en más del 50%

Esto sugiere que, en general, más de la mitad de las implementaciones de ERP se ejecutan por encima del presupuesto. No hace falta decir que el presupuesto es un campo minado y tendrás que tener mucho cuidado.

Debe incluir todos estos factores en el presupuesto de implementación para evitar costes ocultos:

  • Actualizaciones de hardware / red: Éstas serán mucho más altas si estás implementando un sistema local
  • Tarifas de capacitación y personalización
  • Copias de seguridad y almacenamiento de datos: estos a menudo se combinan con los costos de ERP en la nube, pero nuevamente, siempre verifica este aspecto.

Lo que puede esperar pagar por un ERP variará dependiendo de una serie de factores que irán desde el tamaño de la empresa, los requisitos y la cantidad de usuarios.

Consejo: Para obtener resultados más precisos, también debes presupuestar la pérdida de productividad, porque no importa cuánto lo intentes, no vas a operar con la máxima eficiencia durante la implementación.

4. Comienza a migrar los datos

Ahora es el momento de pasar al proceso real de trasladar la empresa al nuevo ERP.

La migración de datos es el primer paso: si lo haces bien, habrás construido una base sólida sobre la cual continuar los esfuerzos de implementación. Hazlo mal, y las cosas pueden comenzar a desmoronarse.

El analista de aplicaciones debe encabezar este esfuerzo, ya que es su especialidad:

  • Limpieza y verificación de datos.
  • Configuración de la base de datos
  • Asignación de datos heredados a nuevos campos de base de datos
  • Transferencia de datos al nuevo sistema
  • Prueba y verificación de datos heredados
  • Prueba y verificación de nuevas entradas de datos

 

5. Comienza a entrenar a los usuarios del ERP

La formación del usuario es clave para el éxito del proyecto de implementación del ERP, y un plan de capacitación de usuarios adecuado es esencial para lograrlo.

Hay varias formas de capacitar a los empleados; pero la mayoría de los métodos de formación se pueden dividir en métodos ‘en persona’ y ‘e-learning’:

Método de entrenamiento Pros Contras
En persona Asegura que todos los empleados asistan a través de sesiones obligatorias. Difícil de coordinar a través de grandes empresas, especialmente con trabajadores por turnos
E-learning Fácilmente personalizado para roles específicos; más fácil de coordinar que el entrenamiento en persona Alentar a los empleados a completar la formación puede ser difícil

 

Consejo: identifica miembros del personal prometedores y expertos en tecnología para formarlos  como superusuarios de ERP. Luego pueden resolver problemas de usuarios de bajo nivel.

 

6. Planifica e inicia las actividades de puesta en marcha.

Las cosas para planificar incluyen:

  • Prueba del sistema (antes y después de la puesta en marcha)
  • Programación del personal incluyendo horas extras requeridas o personal temporal.
  • Identificación de métricas para la evaluación del proyecto
  • Crear una estrategia de comunicación para el tiempo de inactividad del sistema.
  • Comprobaciones de velocidad y confiabilidad de red
  • Procesos de respaldo de datos.

La comunicación es clave aquí, tanto con tu equipo como con la mayor parte de los empleados. Deberás tener claro quién está haciendo qué, cuándo espera que se haga y qué cantidad de horas de inactividad conlleva.

 

7. Evalúa el éxito de su proyecto de implementación de ERP

Comienza con estas simples preguntas:

  • ¿Se ha arruinado la empresa?
  • ¿Lograste mantener el proyecto cerca del presupuesto?

Para profundizar un poco más sobre las cosas, debes usar una combinación de las siguientes métricas:

  • ROI ¿Has visto un retorno del dinero invertido en tu ERP?
  • Disminución del error humano: un ERP bien implementado debería reducir los errores de datos debido a la automatización del proceso. Si el plan de capacitación funcionó, los empleados deberían aprovechar al máximo estas características
  • Aumento de los niveles de productividad: esto habla por sí solo. ¿El ERP ha logrado exactamente lo que se propuso hacer?
  • Aumento de la satisfacción del cliente: ¿han aumentado los tiempos de respuesta? ¿Estás procesando pedidos más rápido?

¡Feliz implementación!

 

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