Implantación de Verifactu: problemas, controles y soluciones prácticas

¿Será complicado la implantación de Verifactu en mi empresa? ¿Qué pasa si Hacienda rechaza mis facturas? ¿Tendré que cambiar todo mi software de gestión? ¿Podré cumplir con los plazos si no entiendo bien la normativa?

Estas son algunas de las preguntas que más escuchamos de gerentes y responsables de empresas de distribución que se sienten perdidos ante la llegada de Verifactu. Y es normal: el nuevo sistema de envío de facturas en tiempo real a la Agencia Tributaria, que será obligatorio a partir de 2026, cambiará la forma en que trabajamos día a día.

La buena noticia es que con la preparación adecuada, los problemas pueden prevenirse y las obligaciones cumplirse sin estrés. En este artículo vamos a analizar los errores más comunes en la implantación de Verifactu, cómo detectarlos a tiempo, qué controles aplicar y cuál es la estrategia más segura para que tu empresa esté lista antes de la fecha límite.

En Codigo10 llevamos tiempo trabajando para que nuestros clientes afronten esta transición de forma segura, rápida y sin sobresaltos, integrando Verifactu dentro de nuestro ERP GID y ofreciendo asesoramiento continuo. Con una estrategia de validación y un ERP adaptado es posible evitar rechazos y sanciones: en este artículo te explicamos qué controles aplicar y cómo preparar a tu equipo.

Principales problemas en la implantación de Verifactu

Aunque Verifactu está diseñado para aumentar la transparencia y reducir el fraude, su puesta en marcha conlleva retos importantes para las empresas:

• Errores de configuración del software: Un sistema mal configurado puede generar facturas en un formato incorrecto o con datos que el sistema de Hacienda no reconoce. (Ej.: un formato de base imponible incorrecto que provoca rechazo por parte de Hacienda).
• Falta de compatibilidad con el software actual: No todos los programas de gestión están preparados para integrarse con Verifactu, lo que puede suponer cambios forzosos en tu ERP o incluso sustituirlo.
• Problemas de conexión a internet: Verifactu requiere enviar la información en tiempo real, por lo que una conexión lenta o inestable puede provocar retrasos o fallos en el envío.
• Desconocimiento de las obligaciones legales: No cumplir con los elementos obligatorios (códigos, textos legales, formatos) puede suponer rechazos en el sistema y sanciones.
• Errores humanos: La prisa o la falta de formación pueden llevar a introducir datos incorrectos, algo que el sistema detectará y rechazará.

¿Cómo detectar y corregir errores para cumplir con la implantación Verifactu?

La adaptación a Verifactu no es solo instalar un programa; es asegurarse de que todo funcione correctamente para evitar rechazos o sanciones. Aquí tienes una guía sencilla para validar que todo esté en orden:

1. Revisa si tu factura ha sido aceptada: Cuando envías una factura a Verifactu, el sistema devuelve una respuesta. Si dice “correcta”, todo está bien. Si aparece “con errores” o “rechazada”, hay que revisarla antes de continuar.
2. Comprueba los datos básicos: La mayoría de errores se deben a fallos simples: un NIF mal escrito, un nombre incompleto o un número de serie equivocado. Corregir estos detalles suele resolver el problema.
3. Asegúrate de que cumple con todos los requisitos: Verifactu exige que cada factura incluya elementos como un código QR, un texto legal y un formato específico. Si falta alguno, el sistema marcará la factura como incorrecta.
4. Vuelve a enviar la factura: Una vez corregidos los fallos, puedes volver a mandarla. En ciertos casos, tendrás que emitir una factura rectificativa para sustituir la anterior.
5. Haz pruebas antes de que sea obligatorio: Si todavía no usas Verifactu de forma habitual, aprovecha para realizar simulaciones. Así podrás detectar y corregir errores antes de que el sistema sea obligatorio.
6. Forma a tu equipo: Contar con un software adaptado no es suficiente si las personas que lo usan no están preparadas. Una formación breve puede evitar problemas recurrentes.

Obligaciones, controles y estrategia de cumplimiento

El cumplimiento con Verifactu no termina el día que instales el sistema. Es un proceso continuo que requiere controles internos y una estrategia clara:

• Calendario de revisiones: Marca fechas periódicas para comprobar que todo el sistema funciona y que no se han producido cambios en la normativa.
• Auditorías internas: Realiza comprobaciones regulares sobre la calidad de la información enviada a Hacienda.
• Actualización continua: Asegúrate de que tu ERP y resto de software reciben las actualizaciones necesarias para cumplir con la ley.
• Formación constante: Las normativas cambian y el personal debe estar siempre al día.
• Plan de contingencia: Define un procedimiento claro para actuar si Verifactu no está disponible o si surgen problemas técnicos.

Cómo evitar problemas de la implantación Verifactu con la ayuda de Codigo10

En Codigo10 hemos adaptado nuestro ERP GID para que cumpla con todas las exigencias de Verifactu desde el primer día. Nuestro sistema valida automáticamente las facturas antes de enviarlas, reduciendo al mínimo la posibilidad de errores. Además:

• Nos mantenemos al día de la normativa legal.
• Somos Agentes Digitalizadores del Kit Digital, lo que facilita que muchas empresas reciban ayudas para la implantación.
• Integramos Inteligencia Artificial para detectar incidencias y sugerir soluciones en tiempo real.
• Ofrecemos formación personalizada y soporte técnico especializado.

Si quieres conocer en detalle todas las fechas y obligaciones Verifactu, te invitamos a leer nuestro artículo anterior para que no se te escape ningún plazo.

Verifactu marcará un antes y un después en la gestión de facturas en España.

Prepárate para Verifactu con apoyo experto:

• Validación automática de facturas antes del envío.
• Formación personalizada para tu equipo.
• Auditoría y plan de contingencia.

Solicita una auditoría de implantación o agenda una demo del ERP GID para comprobar que tu sistema cumple con Verifactu y evitar sanciones.