En los últimos meses, diversas noticias han puesto de relieve un problema que muchas empresas aún subestiman: la pérdida de documentación por fallos tecnológicos, desastres naturales o errores humanos.
Uno de los casos más recientes fue el de “La amnesia documental de L’Horta Sud”, publicado por El País, donde una DANA (depresión aislada en niveles altos) destruyó gran parte de los archivos municipales de varias localidades valencianas como Massanassa, Alfafar o Catarroja. En algunos municipios, hasta un 70 % de la documentación histórica se perdió de forma irrecuperable.
Este suceso demuestra que la gestión documental tradicional ya no es suficiente. El papel, los archivadores o los servidores sin respaldo son vulnerables. Cualquier incidente puede significar la pérdida de información valiosa o incluso sanciones legales si esos documentos contenían datos personales.
Por suerte, existen soluciones que evitan estos riesgos. Una de ellas es GID Doc, el gestor documental de Codigo10, diseñado para garantizar la seguridad, trazabilidad y accesibilidad de toda la documentación empresarial.
GID Doc frente a los riesgos reales de pérdida documental
Casos como el de L’Horta Sud son solo la punta del iceberg. En los últimos años, estudios internacionales han revelado que el 43 % de las empresas que sufren una pérdida catastrófica de datos no logran reabrir y más del 50 % cierran en los dos años siguientes.
En Europa también se han registrado sanciones por pérdida de documentos con información personal, como la impuesta a una empresa polaca por no notificar la desaparición de un expediente laboral ante la autoridad de protección de datos.
Frente a este panorama, GID Doc ofrece una respuesta sólida:
- Toda la documentación se almacena digitalmente y se respalda de manera segura.
- Se minimiza el riesgo de pérdida por fallos físicos, robos o desastres.
- La trazabilidad es completa, garantizando la integridad y autenticidad de cada archivo.
¿Qué es GID Doc y por qué es clave en la digitalización empresarial?
GID Doc es un módulo del ERP GID de Código10 que actúa como un sistema de gestión documental integral, pensado para centralizar, proteger y organizar toda la información de la empresa. Su objetivo es claro: que ningún documento se pierda, se duplique o quede fuera del control de los responsables.
GID Doc permite vincular documentos a clientes, pedidos, facturas o proveedores, de forma que la información esté siempre accesible y actualizada desde cualquier lugar y dispositivo.
Además, cumple con las exigencias del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y facilita auditorías o revisiones al tener todo perfectamente indexado, versionado y controlado.
El GID Doc no es solo un repositorio digital. Es una herramienta estratégica que impulsa la eficiencia y la sostenibilidad empresarial. Permite reducir el consumo de papel, agilizar procesos internos y mejorar la colaboración entre departamentos.
Además, al estar integrado con otros módulos del ERP GID de Código10, como GID Agente, GID E-commerce o el Cuadro de Mandos, se convierte en el núcleo de la transformación digital de la empresa.
¿Quieres saber cómo adaptar GID Doc a las necesidades de tu empresa? Contacta con nuestros expertos y te asesoraremos en la implantación de una solución documental eficiente, segura y totalmente integrada con el ERP GID de Código10.
Principales funcionalidades de GID Doc
GID Doc incorpora un conjunto de herramientas que permiten una gestión documental completa, segura y conectada con todas las áreas de la empresa.
Estas son sus principales funcionalidades confirmadas:
- Integración con ventas y compras: GID Doc se integra directamente con las áreas de ventas y compras del ERP, vinculando presupuestos, pedidos, albaranes y facturas. Esto evita dispersión de documentos y garantiza una trazabilidad total desde la creación hasta la facturación.
- Firma digital desde dispositivos móviles: El sistema permite firmar albaranes desde tablets o smartphones, y esos documentos firmados se pueden enviar inmediatamente una vez firmados y como miniaturas adjuntas a las facturas. Una funcionalidad ideal para empresas con equipos comerciales o técnicos que trabajan sobre el terreno.
- Carpetería automática: GID Doc genera automáticamente la estructura de carpetas de clientes y proveedores, organizando de forma ordenada toda la documentación asociada a cada uno. Así, localizar un archivo se vuelve tan sencillo como navegar por una estructura lógica y unificada.
- Gestión de flujos de trabajo (Workflow): El módulo de Workflow permite definir rutas y procesos documentales entre departamentos y usuarios. Cada documento puede pasar por fases de revisión, aprobación o validación, con permisos específicos y trazabilidad total de cada acción.
- Acceso remoto y colaborativo: GID Doc permite acceder al entorno documental desde cualquier ubicación, garantizando la continuidad de la gestión incluso fuera de la oficina. Además, incluye herramientas colaborativas como correo interno, mensajería, agenda y un editor de documentos integrado con control de versiones.
- Seguridad y control organizativo: Permite definir departamentos, grupos de usuarios y permisos de acceso, asegurando que cada empleado solo vea o modifique los documentos que le corresponden. Esto refuerza la privacidad, el cumplimiento normativo y la protección de la información sensible.
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La pérdida de documentación no es solo un riesgo operativo; puede poner en jaque la continuidad de un negocio. Descubre cómo GID Doc de Código10 puede ayudarte a proteger la información más valiosa de tu negocio y dar un paso firme hacia la digitalización.
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