Nos adentramos en el mundo de la facturación electrónica en España y en cómo la nueva Ley de Factura Electrónica B obligatoria está impactando en el entorno empresarial. Además, descubriremos cómo el Kit Digital y Codigo10 pueden ser tus aliado perfectos para cumplir con esta normativa de forma eficiente y sin complicaciones. Acompáñanos en este viaje hacia la digitalización y la optimización de tus procesos contables.

Nueva Ley de Factura Electrónica B Obligatoria

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, conocida como «Ley Crea y Crece», es una iniciativa que modifica la Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, ampliando la obligación de expedir y remitir facturas electrónicas a todos los empresarios y profesionales en sus relaciones comerciales.

La factura electrónica con el Kit Digital ha ganado terreno en el escenario empresarial español, y con la reciente implementación de la Ley de Factura Electrónica B obligatoria, se busca impulsar su uso como herramienta para agilizar trámites administrativos, reducir el impacto ambiental y combatir el fraude fiscal. Esta normativa es de aplicación a autónomos, empresas y entidades que realizan actividades económicas en España.

¿Qué es la factura electrónica y cómo te puede ayudar el Kit Digital?

Una Factura Electrónica es una factura que se expide y se recibe en formato electrónico regulada en Real Decreto 1619/2012, con los mismos efectos legales que una factura en papel, pero su expedición está condicionada al consentimiento de su destinatario.

Cuando se especifica “formato electrónico” hace referencia a que son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet.

La autenticidad y la integridad de una Factura Electrónica se puede garantizar de diversas formas:

Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

Reglamentación Factura Electrónica: ¿Cómo hacer una factura electrónica?

A expensas de la aprobación de este reglamento, los elementos que deberá contener una factura electrónica para ser legal a partir de 2024 ó 2025 serán:

– Emitidas por el programa de facturación de la AEAT o un software certificado: según marca el reglamento sacado a consulta pública, para que una factura electrónica sea legal, la empresa deberá haberla emitido a través de un sistema informático que cumpla los requisitos establecidos por este mismo reglamento para los software de facturación, como por ejemplo el que ofrecemos en Codigo10.

– Que contenga un código identificativo de carácter alfanumérico y un código «QR».

– Que incorporen la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERIFACTU»: las facturas electrónicas deberán incluir el distintivo “VeriFactu” únicamente cuando se hayan acogido a la opción que va a habilitar la Agencia Tributaria para que el sistema informático de la empresa intercambie de manera instantánea todos los registros de facturación con la Administración. Este último punto es especialmente interesante para acreditar transparencia y que se cumplen todas las obligaciones tributarias, no sólo de cara a la AEAT, sino también a las demás empresas que pueden convertirse en clientes.

– Garantizar la integridad, la autenticidad y la trazabilidad de los datos registrados.

– Utilizar un formato que asegure el acceso digital a la factura electrónica a sus destinatarios: los destinatarios deberán poder leer, copiar, descargar e imprimir las facturas fácilmente. El acceso a la factura electrónica deberá mantenerse durante al menos cuatro años.

– Incluir los demás elementos obligatorios que ya marca el reglamento de facturación para cualquier factura: estos datos que deberán incluir las facturas electrónicas del mismo modo que las convencionales son: número de factura, fecha de emisión, datos fiscales del emisor y receptor, concepto, base imponible, tipo impositivo, importe total e información del registro mercantil.

¿Cómo validar una factura electrónica?

Por tanto, para que una factura electrónica sea válida, el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, BOE del 1 de diciembre) exige que el emisor garantice, desde la fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación, la integridad de su contenido y su legibilidad.

¿Quién está obligado a emitir facturas electrónicas?

La Ley Crea y Crece generaliza el uso de la facturación electrónica en operaciones entre empresarios y profesionales. Esto significa que tanto empresas como profesionales autónomos quedarán obligados a facturar electrónicamente en sus relaciones con otras empresas y profesionales (B2B), comenzando en primer lugar por aquellos que facturen más de 8 millones de euros al año. Todo el sector privado español deberá hacer uso de la factura electrónica obligatoria en sus relaciones B2B.

Excepciones de la factura electrónica obligatoria:

La obligación de la factura electrónica no afectará a sus relaciones con consumidores o clientes finales (B2C).
No será aplicable cuando una de las dos partes de la operación no tenga en el territorio español la sede de su actividad económica, o no tenga en España un establecimiento permanente al que se dirija la facturación o, en su defecto, el lugar de su domicilio o residencia habitual.
Las facturas simplificadas (no contiene todos los datos obligatorios).
Las facturas no obligatorias (bancos, corporaciones financieras, corporaciones para el ahorro y vivienda, las compañías dedicadas al financiamiento comercial ni las empresas que hacen parte del Régimen Simplificado del IVA o productos con recargo equivalente.

¿Cuándo va a ser obligatoria la factura electrónica?

El Real Decreto entrará en vigor a los doce meses de su publicación en el BOE y será efectivo desde ese momento para empresas y profesionales. Por lo tanto, según el borrador presentado a la Comisión Europea, las fases de implementación son:

12 meses para la emisión/recepción de facturas y notificación estados correspondientes de empresas cuya facturación anual supere los 8 millones de euros desde la publicación definitiva del Real Decreto.
24 meses para la emisión/recepción de facturas de empresas cuya facturación anual sea inferior a los 8 millones de euros desde la publicación definitiva del Real Decreto.
36 meses para la notificación de estados correspondientes de empresas cuya facturación anual sea inferior a los 8 millones de euros desde la publicación definitiva del Real Decreto.

Durante los primeros 12 meses desde la entrada en vigor del Real Decreto, las empresas que estén obligadas a emitir facturas electrónicas en sus transacciones, deberán acompañarlas de una copia en formato PDF que asegure su legibilidad para las empresas y profesionales para los que aún no haya entrado en vigor la obligación de recibir facturas electrónicas, salvo cuando el destinatario de las facturas electrónicas acepte voluntaria y expresamente recibirlas en su formato original.

¿Qué hacer para cumplir con la nueva Ley de factura electrónica obligatoria?

La Ley define los requisitos que deben cumplir las facturas electrónicas para ser válidas, así como los procedimientos para su emisión, recepción y conservación. Es importante entender y cumplir con todos los aspectos contemplados en la normativa para evitar posibles problemas en el futuro.

Para cumplir con la nueva Ley de factura electrónica, es fundamental que las empresas y autónomos cuenten con las herramientas tecnológicas adecuadas que les permitan emitir, recibir y gestionar dichas facturas electrónicas de forma eficiente y segura. La adopción de un software de gestión especializado en facturación electrónica puede facilitar enormemente el cumplimiento de esta normativa y optimizar los procesos contables de la empresa.

Estados de la factura electrónica B2B en España

Los destinatarios de facturas electrónicas, de acuerdo con lo establecido en el apartado 1 del artículo 2 bis de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, deberán informar al obligado a expedir la factura de los siguientes estados de la factura:

Aceptación o rechazo comercial completo de la factura y su fecha.
Pago efectivo completo de la factura y su fecha.
Adicionalmente, se podrá informar de los siguientes estados:

– Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha.

– Pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha.

– Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión.

– La información sobre los estados de la factura deberá remitirse en un plazo máximo de 4 días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde la fecha del estado que se informa en cada caso.

¿Qué formatos de factura y firma electrónica son admitidos?

Por lo tanto, tras la aprobación de la Ley Crea y Crece, no habrá un solo formato para emitir, recibir y enviar facturas electrónicas. Los formatos permitidos serán Facturae, Edifact, UBL y Cefact. El proceso de intercambio de información en diferentes formatos estructurados puede volverse bastante complejo, por ello, la mejor opción es equiparse con los servicios tecnológicos necesarios como el Software de facturación de Codigo10.

¿Cuáles son las sanciones por no adaptarse a la facturación electrónica?

El incumplimiento de la normativa de factura electrónica puede acarrear sanciones económicas y administrativas significativas. Según el artículo 13 de la Ley 2155 de 2021, la también llamada Ley de Inversión Social, las sanciones por no cumplir con la factura electrónica son las siguientes:

Sanción por no facturar: multa equivalente al 1% del valor de las operaciones facturadas sin el cumplimiento de los requisitos legales, sin que exceda los 950 UVT (Unidades de Valor Tributario), que para el 2024 equivalen a 36.205.000 pesos.
Sanción por incumplimiento de plazos: multa de 15.000 UVT, que para el 2024 equivalen a 571.500.000 pesos6.
Sanción por no expedir factura electrónica: cierre temporal del establecimiento comercial, oficina o lugar destinado para el ejercicio comercial o profesional, por un término de tres días, sin perjuicio de las demás sanciones a que haya lugar.

Estas sanciones se aplican por cada factura emitida de manera incorrecta o por cada incumplimiento de los plazos establecidos, por lo que pueden acumularse y generar un alto costo para el contribuyente.

El Kit Digital y la facturación electrónica

El Kit Digital es una iniciativa del Gobierno de España, que tiene como objetivo subvencionar la implantación de soluciones digitales. En el caso de la Factura Electrónica obligatoria, los empresarios y autónomos pueden solicitar una ayuda de 1000 €.

En Codigo10 somos agentes digitalizadores del Kit Digital y contamos con el software de gestión GID Factura-E, una solución que permite la emisión de las factura de venta en formato Factura-e y los servicios de configuración y parametrización de la misma.

GID Factura-E de Codigo10 permite la emisión de las facturas de venta en formato electrónico firmadas con el Certificado Digital de la empresa y permite enviarla a FACe o por Email. Te permitirá emitir, recibir y gestionar tus facturas de manera ágil, segura y conforme a la legislación vigente. Con funcionalidades intuitivas y una interfaz amigable, podrás optimizar tus procesos contables y dedicar tu tiempo a lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio.

Características del Software de Gestión GID Factura- E de Codigo10:

La digitalización es elemento clave para mejorar la productividad y, por tanto, la competitividad y rentabilidad. Con GID-Factura E conseguirás:

Informes y Gestión de pagos.
Validación de asientos.
Extractos anuales y por periodos.
Mayor por cuentas de clientes y proveedores.
Balance de Situación.
Sumas y Saldos.
Procesos de Regularización.
Gestión SII.
Cuentas contables de ventas y compras parametrizables.
Importación/exportación de apuntes contables.
Control presupuestario.
Series en asientos contables.
Edición rápida de asientos contables.
Registro de IVA Repercutido / Soportado.
Libro Registro de Facturas Emitidas / Recibidas.
Tasas y Modelos: Impuestos, IVA, retenciones. Conciliación bancaria a partir del modelo 43.
Listado de plan presupuestario.
Avisos de amortización.
Contabilización automática de la amortización.
Cuadro de amortización.

¿Estás listo para dar el paso hacia la digitalización de tu empresa y optimizar tus procesos de facturación? ¡No esperes más! Contacta con nosotros y descubre cómo el Kit Digital y Codigo10 puede ayudarte a cumplir con la nueva Ley de Factura Electrónica B obligatoria de forma eficiente y sin complicaciones.

El Kit Digital y el estado de la factura electrónica obligatoria en España