El teletrabajo, o trabajo en remoto, se ha convertido en una modalidad cada vez más común en el mundo laboral. La pandemia del COVID-19 aceleró su fama e implementación y ha llevado a muchas empresas a adoptar esta forma de trabajo de manera permanente al ver su rentabilidad y flexibilidad.
Sin embargo, organizar una empresa con teletrabajadores puede resultar un desafío para muchos empresarios. Por eso, en este artículo, te presentamos las claves y herramientas necesarias para organizar una empresa mediante teletrabajo de manera eficiente.
Beneficios y ventajas del teletrabajo para las empresas
Algunas de las ventajas y los beneficios específicos del teletrabajo para las empresas incluyen:
- Mayor productividad: Los trabajadores remotos pueden ser más productivos porque tienen más control sobre su entorno laboral.
- Reducción de costos: Las empresas pueden reducir los costos al no tener que proporcionar espacio de oficina, suministros y equipo para los trabajadores remotos. Además, los trabajadores remotos pueden ahorrar en costos de transporte y comidas.
- Mayor retención de empleados: El teletrabajo puede aumentar la satisfacción y la lealtad de los empleados al proporcionarles una mayor flexibilidad y equilibrio entre la vida laboral y personal.
- Ampliación del alcance geográfico: Las empresas pueden contratar a trabajadores de todo el mundo y ampliar su alcance geográfico al permitirles trabajar de forma remota. Esto puede aumentar la diversidad y la inclusión en la empresa y proporcionar acceso a talentos que de otra manera no estarían disponibles.
Claves para rentabilizar el teletrabajo
– Crea una cultura de trabajo remoto con herramientas colaborativas
Es importante contar con herramientas colaborativas que permitan a los empleados trabajar juntos, compartir información y comunicarse de manera efectiva. Algunas herramientas recomendadas son Drive, Holded, Slack, Microsoft Teams o Zoom.
– Establece objetivos y metas claras con el teletrabajo
Es fundamental establecer objetivos y metas claras para cada proyecto y para cada empleado. Esto les permitirá saber qué se espera de ellos y cómo deben trabajar para cumplir con los objetivos de la empresa. Además, es importante establecer plazos y fechas límite para las entregas, lo que permitirá un seguimiento efectivo del trabajo.
– Ofrece formación y capacitación continua
Para que los empleados puedan trabajar de manera eficiente en un entorno de teletrabajo, es importante ofrecer formación y capacitación continua. Esto les permitirá conocer las herramientas y los procesos de la empresa de manera eficiente y estar al día en cuanto a las últimas tendencias y tecnologías.
– Fomenta la comunicación y el trabajo en equipo
El teletrabajo puede resultar aislante para algunos empleados, por lo que es importante fomentar la comunicación y el trabajo en equipo. Esto se puede lograr mediante reuniones virtuales, sesiones de brainstorming y actividades colaborativas. De esta manera, se crea un ambiente de trabajo más motivador y se refuerzan los lazos entre los empleados.
– Implementa un software ERP para la gestión de procesos
La implementación de un software ERP es clave para la gestión de procesos en una empresa con teletabajadores. Este tipo de software permite integrar y gestionar todos los procesos de la empresa, desde la gestión de inventarios hasta la facturación y la contabilidad. Además, permite la gestión de los procesos de forma remota y en tiempo real, lo que aumenta la eficiencia y reduce los tiempos de respuesta.
¿Cómo facilita un software ERP el teletrabajo?
Los sistemas de gestión ERP posibilitan que podamos centralizar la gestión de todas las áreas de una empresa de forma automatizada en un entorno digital, lo que supone una de las dos condiciones para pensar en la deslocalización de los trabajadores (total o parcialmente). De esta manera, este software facilita la gestión de procesos, las relaciones con los clientes y proveedores, las bases de datos en tiempo real, etc. Es importante la agilidad de la comunicación entre el trabajador y el software de gestión empresarial.
El ERP de Codigo10 centraliza toda la información de la empresa en un sólo sistema. Por ello, cualquier empleado puede acceder a éste desde cualquier lugar para gestionar los procesos que tenga encomendados. La información está actualizada, todo el equipo humano trabaja sobre la misma herramienta, no es necesario cruzar datos o actualizarlos, simplemente desarrollar el trabajo.
Además, al estar los datos “conectados” la solución propone avisos automáticos que ayudan a evitar errores actuales, detectar nuevos y favorecer el trabajo eficiente y coordinado con el resto de áreas de negocio.
A pesar de que estos sistemas favorecen la autonomía de los empleados, también debemos tener en cuenta que un ERP permite que la empresa pueda controlar la información compartida por sus trabajadores, así como el cumplimiento de los plazos establecidos para la realización de las diferentes fases de los procesos de gestión.
Hoy en día, los sistemas ERP son capaces de mantener en la nube toda la información que gestiona la empresa de manera segura, por lo que no supone correr riesgos adicionales en la gestión empresarial.
Con una herramienta con las características anteriores se facilita el teletrabajo, o trabajo en remoto, y la flexibilidad horaria para poder adaptar la jornada laboral a cualquier posible circunstancia.
¿Qué es ItemDoc?
Itemdoc es una poderosa herramienta en el área de la Gestión Electrónica de Documentos y Flujos de Trabajo. Se basa en la gestión de la estructura organizativa de la empresa, reflejando sus departamentos, usuarios, grupos, permisos de funcionalidad, privilegios de accesibilidad y privacidad, actuando sobre documentos distribuidos en carpetas, archivadores y gestionando sus caminos lógicos a través de una potente gestión de Flujos de Trabajos que nos ofrecerá automáticamente la trazabilidad de los documentos.
Para facilitar el trabajo corporativo y del usuario, tendiendo a ofrecer un escritorio único, ItemDoc está dotado con una serie de funcionalidades propias que supondrán potentes herramientas con integración total, así dispondremos de correo electrónico, fax, mensajería interna, agenda, destacando el editor de documentos, con utilización de estampillados de acciones, y gestión del conocimiento sobre los documentos.
ItemDoc completa el círculo, integrando documentos escaneados desde su ERP, documentos electrónicos o de otras fuentes alternativas, componiendo la plataforma absoluta de información empresarial.
Conclusión
En definitiva, organizar una empresa con teletabajadores no es una tarea fácil, pero siguiendo estas claves se puede lograr una gestión eficiente y productiva.
En Codigo10 te instalamos y configuramos todo cuanto necesite tu negocio para establecer una interconexión entre todos los departamentos y cada uno de tus trabajadores. Esto te permitirá establecer túneles privados virtuales a través de Internet protegiendo la transmisión de tus datos y dando una garantía de seguridad equivalente a la de una línea privada.
Establecer una conexión segura entre los dispositivos externos y/o delegaciones de la empresa certificando a los diferentes usuarios, desde la oficina hacia cualquier puesto de trabajo, es posible.
A medida que millones de trabajadores cambian las oficinas por sus hogares, una poderosa herramienta en el área de la Gestión Electrónica de Documentos y Flujos de Trabajo como ItemDoc y una conexión VPN o Redes Privadas Virtuales son la solución ideal para la interconexión de diversas sedes de forma escalable, segura y económica.
Mantener tu almacén y oficina bien conectados a pesar de la distancia es posible, eficaz, seguro y rentable. No dudes en contactarnos y te asesoraremos sin compromiso.
