En las empresas, la forma de manejar la información es vital para su correcto funcionamiento. Igual de crucial que poder acceder a ella desde cualquier lugar o dispositivo. Para ello, la organización de su almacenamiento es la clave.
El COVID-19 ha traído consigo la implantación del teletrabajo en gran parte de las empresas, haciendo de la Gestión Documental la herramienta más utilizada. Muchos trámites y acciones ya no se pueden hacer físicamente y la gestión telemática de documentos es imprescindible para seguir con la actividad empresarial.
Es importante contar con un marco de información de la empresa de rápida accesibilidad, con niveles de privacidad, confidencialidad, donde se encuentre toda la actividad documentada (know-how) de clientes, proveedores, recursos humanos, etc. Con copia de seguridad actualizada y que, desde cualquier momento y lugar se pueda acceder a dicha información requerida por cualquier usuario, siempre y cuando tenga los permisos oportunos. Eso es el Gestor documental y su finalidad es la de ahorrar tiempo y dinero.
¿Qué es Itemdoc?
Itemdoc es una poderosa herramienta en el área de la Gestión Electrónica de Documentos y Flujos de Trabajo. Se basa en la gestión de la estructura organizativa de la empresa, reflejando sus departamentos, usuarios, grupos, permisos de funcionalidad, privilegios de accesibilidad y privacidad, actuando sobre documentos distribuidos en carpetas, archivadores y gestionando sus caminos lógicos a través de una potente gestión de Flujos de Trabajos que nos ofrecerá automáticamente la trazabilidad de los documentos.
Para facilitar el trabajo corporativo y del usuario, tendiendo a ofrecer un escritorio único, Itemdoc está dotado con una serie de funcionalidades propias que supondrán potentes herramientas con integración total, así dispondremos de correo electrónico, fax, mensajería interna, agenda, destacando el editor de documentos, con utilización de estampillados de acciones, y gestión del conocimiento sobre los documentos.
Itemdoc completa el círculo, integrando documentos desde su ERP, escaneados, documentos electrónicos o de otras fuentes alternativas, componiendo la plataforma absoluta de información empresarial.
¿Qué ventajas tiene un gestor documental?
- Rápida localización y consulta de documentos.
- Accesos concurrentes a los documentos.
- Seguridad.
- Confidencialidad de la información.
- Fácil control y seguimiento de la distribución de documentos.
- Estandarización de documentos.
- Reducción de riesgos y costes de transporte y almacenamiento de la información.
- Optimizar los procesos empresariales basados en documentos.
- Trazabilidad documental.
- Mejorar de la ateción al cliente.
- Aumentar la productividad.
En Codigo10 te instalamos y configuramos todo cuanto necesite tu empresa para establecer una interconexión entre todos los departamentos y cada uno de tus trabajadores. Esto te permitirá establecer túneles privados virtuales a través de Internet protegiendo la transmisión de tus datos y dando una garantía de seguridad equivalente a la de una línea privada.
Codigo10 te invita a que pruebes nuestras soluciones de gestión, no dudes en contactarnos y te asesoraremos sin compromiso. Ahora, acceder a toda la información documental de tu empresa de manera rápida y segura, desde cualquier lugar, es más fácil que nunca con ItemDoc, nuestra herramienta de gestión documental.
