El teletrabajo seguro se vuelve especialmente importante durante las vacaciones, ya que la oficina puede quedarse medio vacía, mientras que la actividad de la empresa continúa: empleados que trabajan algunos días desde casa, responsables que necesitan consultar información desde otra ciudad, comerciales que acceden a sus sistemas mientras están de viaje o personas que deben resolver una incidencia aunque estén fuera de su puesto habitual.
El problema aparece cuando se mantienen los mismos accesos y la misma información, pero sin las medidas de seguridad necesarias para protegerlos.
Durante el verano, además, es habitual que cambien las rutinas, se utilicen otras conexiones a Internet y aumente el número de dispositivos desde los que se accede a la información empresarial. Por eso, conviene no pasar más tiempo sin revisar cómo está preparada la empresa para trabajar a distancia.
Teletrabajo seguro: ¿está preparada tu empresa para trabajar desde cualquier lugar?
Trabajar fuera de la oficina ya forma parte de la realidad de muchas empresas. El reto consiste en conseguir que ese cambio de ubicación no implique una pérdida de control sobre la información.
Un empleado puede necesitar consultar un pedido, acceder al ERP, revisar documentación o conectarse a los sistemas internos de la empresa. Todas esas tareas deben poder realizarse de forma ágil, pero también con garantías.
La seguridad no debería depender de que el trabajador esté conectado desde la oficina, debe acompañarle allí donde trabaje. Por eso te damos las claves para mantener la seguridad de tu empresa durante las vacaciones.
1. Proteger la conexión cuando se accede a los sistemas de la empresa
Uno de los mayores riesgos del trabajo remoto está en la propia conexión. En casa podemos utilizar una red conocida, pero durante las vacaciones es posible conectarse desde un hotel, una cafetería, un aeropuerto o cualquier otro lugar con acceso a Internet. Esto puede resultar cómodo, pero no todas las redes ofrecen las mismas garantías.
Si un empleado necesita acceder a recursos internos de la empresa desde fuera de la oficina, es fundamental contar con una conexión protegida que permita establecer un acceso seguro a la red corporativa.
Aquí entra en juego una VPN para empresas. Una VPN crea una conexión segura entre el dispositivo del trabajador y la red de la empresa, permitiendo trabajar de forma remota sin exponer directamente los sistemas internos a Internet.
En Codigo10 contamos con un módulo VPN diseñado precisamente para facilitar este acceso remoto seguro. Si quieres conocer cómo funciona y qué posibilidades ofrece, puedes consultar nuestro artículo sobre el módulo VPN de Codigo10: acceso remoto seguro.
La VPN no convierte cualquier conexión en completamente segura por sí sola, pero sí constituye una pieza fundamental dentro de una estrategia de acceso remoto.
2. Controlar quién puede acceder a la información de la empresa
El control de los accesos adquiere todavía más importancia cuando los empleados trabajan fuera de las instalaciones de la empresa, especialmente cuando manejan información personal o confidencial. La Agencia Española de Protección de Datos ofrece recursos y recomendaciones para ayudar a las organizaciones a garantizar un tratamiento adecuado de la información. Que un empleado pueda trabajar desde cualquier lugar no significa que tenga que poder acceder a todo. Durante las vacaciones, esta cuestión adquiere todavía más importancia. Puede haber sustituciones, cambios temporales de funciones o empleados que necesiten consultar determinada información desde fuera de su puesto habitual.
Por eso, un teletrabajo seguro también requiere controlar los permisos de acceso. Cada usuario debería disponer únicamente de los accesos que necesita para desarrollar sus funciones. De esta manera, si un dispositivo se pierde, una cuenta se ve comprometida o se produce un acceso no autorizado, se limita el alcance del problema.
También es importante revisar periódicamente los usuarios y permisos, especialmente antes de periodos en los que cambian las personas que están trabajando.
Y es que la seguridad no consiste únicamente en impedir que alguien entre, también consiste en controlar qué puede hacer una vez dentro.
3. Facilitar el acceso a la información sin perder el control
El tercer reto tiene que ver con algo tan cotidiano como compartir y consultar documentos. Cuando alguien trabaja fuera de la oficina puede necesitar una factura, un contrato, un albarán, un pedido o cualquier otro documento. Si la información está repartida entre ordenadores, carpetas personales y correos electrónicos, el teletrabajo se complica rápidamente.
Y aparece una tentación peligrosa: enviar documentos por canales improvisados o guardarlos en dispositivos personales para poder trabajar con ellos.
Una buena gestión documental permite centralizar la información y facilitar que los usuarios autorizados puedan localizar los documentos que necesitan sin perder el control sobre ellos.
Esto resulta especialmente útil durante las vacaciones, cuando no siempre está disponible la persona que habitualmente sabe dónde encontrar cada documento.
La tecnología debería conseguir precisamente lo contrario: que la información de la empresa no dependa de una persona concreta.
El teletrabajo seguro no consiste sólo en instalar una VPN
Una VPN es una herramienta importante, pero la seguridad del trabajo remoto no debería descansar sobre una única solución. La conexión debe estar protegida, los accesos deben estar controlados y la información debe estar organizada y disponible para las personas que realmente necesitan utilizarla. Son tres piezas diferentes que deben funcionar juntas.
Porque de poco sirve disponer de una conexión segura si cualquiera puede acceder a información que no necesita. Y tampoco sirve tener perfectamente organizados los documentos si los empleados utilizan conexiones inseguras para acceder a ellos.
Las vacaciones son un buen momento para revisar la seguridad
El verano puede ser un buen momento para detectar problemas que durante el resto del año pasan desapercibidos. ¿Hay empleados que necesitan acceder desde fuera de la oficina? ¿Se utilizan ordenadores personales para trabajar? ¿Existen usuarios que ya no deberían tener determinados permisos? ¿La información está realmente disponible para quien la necesita? ¿Los trabajadores saben cómo deben conectarse cuando están fuera de la empresa?
Responder a estas preguntas antes de que comiencen las vacaciones puede evitar muchos problemas después. No obstante, no llegas tarde.
No esperes más y prepara a tu empresa para un teletrabajo seguro
En Codigo10 ayudamos a empresas a trabajar de forma más segura y eficiente mediante soluciones que permiten proteger el acceso remoto y gestionar la información empresarial de forma organizada, incluyendo un teletrabajo seguro durantes sus periodos vacacionales.
Si quieres comprobar si tu empresa está preparada para que sus empleados puedan trabajar desde cualquier lugar sin comprometer la seguridad, podemos realizar una auditoría sin compromiso y analizar contigo los principales puntos de riesgo y las oportunidades de mejora.
