¿Qué es una factura proforma y para qué sirve?
Una factura proforma es un documento utilizado como paso previo a la generación de una factura entre un cliente y un proveedor. Se puede definir sencillamente como una factura borrador, en el sentido de que declara un compromiso de compraventa entre un comprador y un vendedor.
Aunque no tiene validez jurídica en términos fiscales, desempeña un papel fundamental en el ámbito comercial. La factura proforma sirve para proporcionar información detallada sobre los productos o servicios ofrecidos, incluyendo su cantidad, precio unitario y cualquier otro detalle relevante. Es utilizada comúnmente en transacciones internacionales o en situaciones donde se requiere presentar un presupuesto preliminar a un cliente o proveedor.
¿Qué validez jurídica tiene una factura proforma?
Es importante destacar las facturas proformas no se registran, carecen de valor legal o administrativo. No las puedes contabilizar como ventas al cliente y, por tanto, no forman parte de tu contabilidad. Es decir, la factura proforma no tiene validez fiscal. Sin embargo, su importancia radica en que proporciona a los clientes o proveedores una descripción detallada de los bienes o servicios ofrecidos, permitiendo estimar los costos asociados y facilitando la toma de decisiones.
Ahora bien, en el supuesto que llegaras a tener problemas con algún cliente porque no te paga o porque no os ponéis de acuerdo, la factura proforma tiene validez jurídica y acredita que ha habido algún indicio de actividad.
¿Se contabilizan las facturas proforma?
En general, las facturas proforma no se contabilizan en los registros contables de una empresa, ya que no representan una transacción comercial definitiva. Sin embargo, es recomendable conservar un registro de las facturas proforma emitidas y recibidas por motivos de control y seguimiento de la actividad comercial. Es importante tener en cuenta que la contabilización se realiza cuando se emite la factura definitiva, la cual sí tiene implicaciones fiscales y contables.
¿Qué datos debe incluir una factura proforma y en qué formato?
Una factura proforma debe incluir información detallada sobre los productos o servicios ofrecidos, como la descripción, cantidad, precio unitario y cualquier otro dato relevante. Además, es recomendable incluir los datos de contacto de la empresa emisora y receptora, así como los términos y condiciones específicos de la cotización.
En cuanto al formato, no existe un estándar establecido, pero es importante que sea claro, fácil de entender y refleje adecuadamente la información necesaria para que el cliente o proveedor tome una decisión informada.
¿Llevan IVA las facturas proforma?
En general, las facturas proforma no llevan el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) incluido, ya que no tienen validez fiscal. El IVA se aplica en la factura definitiva, una vez que se ha realizado la transacción comercial.
No obstante, es importante verificar la legislación fiscal específica de cada país, ya que puede haber excepciones o situaciones particulares donde se requiera incluir el IVA en la factura proforma, por ejemplo, en operaciones internacionales o para cumplir con requisitos aduaneros.
¿Por qué incorporar un módulo especializado en finanzas en tu empresa?
Si ha conseguido resolver sus dudas, quizá necesite ayuda con la contabilidad de su empresa. Los gerentes y directivos de todos los departamentos de la organización necesitan tomar decisiones críticas a diario.
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El módulo financiero del ERP de Codigo10 recopila los datos financieros y genera informes proporcionando una forma rápida y eficiente de gestionar de forma integrada la contabilidad, los activos, los cobros, las deudas pendientes, etc. permitiendo automatizar tareas, recordar vencimientos, reducir costes y aumentar el rendimiento empresarial.
La cantidad de información que se debe analizar es enorme y, para que sea eficaz y completa, debe de provenir de cualquier área de la empresa.
Gracias a un software de gestión financiero, los administradores de las empresas podrán realizar presupuestos, emitir facturas, gestionar pagos y establecer diferentes escenarios operativos para controlar la rentabilidad del negocio, entre muchos otros aspectos que detallamos a continuación.
Características del módulo de contabilidad del Software de Gestión online ERP de Codigo10.
Estas son las características del módulo de contabilidad del Software de Gestión online ERP de Codigo10 que facilitan la rentabilidad de tu negocio:
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- Extractos anuales y por periodos.
- Mayor por cuentas de clientes y proveedores.
- Balance de Situación: Pérdidas y Ganancias.
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- Series en asientos contables.
- Edición rápida de asientos contables.
- Registro de IVA Repercutido / Soportado: Generación de libros
- Libro Registro de Facturas Emitidas / Recibidas.
- Tasas y Modelos: Impuestos, IVA, retenciones. Conciliación bancaria a partir del modelo 43. Permite presentación telemática online.
- Listado de plan presupuestario.
- Avisos de amortización: semestral, trimestral o mensual.
- Contabilización automática de la amortización.
- Cuadro de amortización. Próximas cuotas de amortización
La inversión en tecnología ayuda a ampliar, adaptar o renovar la capacidad productiva, así como mejorar la eficacia y eficiencia del proceso productivo. La digitalización es elemento clave para mejorar la productividad y, por tanto, la competitividad y rentabilidad.
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