El control y la seguridad de los documentos de la empresa es de vital importancia, tanto para el crecimiento, como para la supervivencia de la misma. Perder documentos por una mala praxis en la gestión del almacenamiento de datos puede tener consecuencias legales en cuanto al cumplimiento de la RGPD, e implicar también sanciones que las compañías podrían evitar.
En este artículo te daremos una serie de consejos para mantener la seguridad de tus documentos, y evitar así, la pérdida de datos sensibles en la empresa a través del cifrado de datos y copias de seguridad.
Cómo te ayudan las copias de seguridad en la conservación de documentos.
Las copias de seguridad permiten a las empresas tener una copia de respaldo en una localización externa. Con la suficiente redundancia, una organización siempre podrá restaurar los datos que necesite en caso de cualquier necesidad y evitar así la pérdida de documentos.
Sin embargo, el modo en el que a veces las empresas realizan las copias de seguridad o backup a veces puede no ser lo más seguro. Las empresas deberían ubicar sus copias de seguridad en ubicaciones externas a la propia compañía, ya que si se produce por ejemplo un incendio, una memoria USB, un disco duro externo o incluso un servidor NAS puede también perderse.
En este sentido, la forma más segura de proceder a la copia de documentos es a través de un sistema de copias de seguridad que se localice en un servidor externo, lejos de las dependencias de la empresa.
Importancia de las copias de seguridad cifradas.
Asimismo, y a fin de cumplir con la RGPD, es de vital importancia que hagamos copias de seguridad cifradas, ya que de otro modo, si cayeran en manos de terceros, los datos privados que se conservan en ellas podrían verse comprometidos. La pérdida de la privacidad supone incluso un peligro mayor que la pérdida de datos, en términos de las cuantiosas sanciones que conllevarían por el incumplimiento de la RGPD.
En este sentido, conviene que las empresas puedan trabajar con sistemas de gestión que garanticen el cifrado y seguridad de sus datos. De este modo, se podrá salvaguardar la integridad de los datos y se asegurará también la privacidad, ya que incluso en el improbable caso de un ataque informático, la información encriptada no puede traducirse fácilmente.
Conclusión.
Las copias de seguridad cifradas y en una localización externa a nuestra empresa nos aporta un mayor nivel de seguridad y nos permite cumplir con la legalidad vigente.
¿Cómo evitas tú la pérdida de documentos en tu empresa? Si utilizas documentos digitales, ¿estás teniendo en cuenta estos aspectos para proteger la seguridad de los mismos?
