La digitalización documental es un paso estratégico ineludible para las empresas que quieran seguir avanzando hacia el futuro. A medida que nos movemos a un entorno más dominado por la gestión de los datos masivos, el documento de papel pierde valor y se convierte en un lastre para la competitividad y el crecimiento de la empresa.
Invertir en la digitalización de documentos puede suponer un gran ahorro económico. No sólo porque dejamos de incurrir en costes de papel, sino porque esto va a cambiar una enorme cantidad de procesos ineficientes, mejorando la productividad de la empresa.
Las ventajas de la digitalización documental: del documento al dato
La gestión documental digital permite mejorar los flujos de trabajo de la administración de un negocio. Todas las áreas salen beneficiadas porque actualmente se están llevando a cabo muchos procesos ineficientes que son costosos en tiempo, papel, tinta y en la propia naturaleza de la actividad que se realiza.
Así, por ejemplo, cuando nos movemos en el ámbito digital, podemos hablar de automatización de determinadas tareas, se facilita también la consulta de información y puede obtenerse más rápidamente información en tiempo real que cuando debemos consultar documentos en papel que no se encuentran digitalizados.
Cuando hablamos de grandes organizaciones, la cantidad de papel que se trabaja es enorme. Pensemos en grandes corporaciones, grupos bancarios, multinacionales… pero también en franquicias, empresas del sector industrial con diversas plantas y empresas con diferentes delegaciones.
Los beneficios de la digitalización en estos casos pasan por la estandarización, racionalización y uniformización de multitud de procesos, que implican una drástica reducción de los costes y un importantísimo ahorro de tiempo, que a veces puede llegar a una mejora de la productividad en un 30%.
El paso a la digitalización hay que abordarlo sin embargo con sistemas integrales, que nos permitan integrar las diferentes necesidades de la empresa en un solo programa, el cual facilita los procesos de búsqueda, análisis o gestión de datos internos, de cara a que podamos ahorrar costes y ser más competitivos en el futuro.
Muchas empresas han dado ya el paso hacia la digitalización; ahora, a muchos les toca analizar si están utilizando un software ERP adaptable y flexible, que realmente se ajuste a sus necesidades, ya que los tiempos van cambiando y soluciones ERP on premise que podían ser útiles en el pasado, ahora pueden no ser la mejor solución para determinadas empresas. La gestión documental implica un paso para poner en orden nuestra compañía y avanzar hacia la transformación digital.
