Controlar los stocks de cada producto en nuestros almacenes, satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes, es el problema más frecuente con el que suelen toparse las empresas. Se ha de destinar una inversión previa que no sabemos con total seguridad si amortizaremos a corto plazo y no arriesgar puede derivar en grandes pérdidas de beneficios. Por esto es tan importante gestionar el almacén.
Contar con un Software ERP para gestionar nuestro inventario evitará el aumento excesivo de stock. Repitiendo productos de manera innecesaria y evitando pérdidas. Hoy en día, llevar una buena gestión en grandes almacenes sin un sistema tecnológico adaptado es imposible, sin contar con el inmenso ahorro de tiempo que nos facilitan.
Un exceso de stock y desorden produce roturas innecesarias y cuantiosas pérdidas económicas, además de encontrarnos con unas estanterías tan saturadas que las tendencias se amontonen sin diferenciar adecuadamente cada temporada o promoción, o los determinados productos destinados a diferentes usos.
Vamos a ver en este artículo cómo actúan los factores que trae consigo la falta de tecnología necesaria para gestionar un almacén y que convierten nuestras existencias en un stock obsoleto.
¿Qué factores afectan al tamaño de un almacén?
Vamos a ver aquellos que tienen una relación estrecha con el uso de herramientas tecnológicas eficientes y que podrían solventarse con un software ERP:
1. Trabajar sin información actualizada:
Si el stock de producto terminado no se informa en tiempo real, el departamento de compras no será capaz de ver la recepción necesaria de nueva mercancía para su correcta distribución. Y si no se actualiza correctamente el número de salidas o ventas, puede que se siga reponiendo una referencia innecesaria, creando así un exceso de stock innecesario y de difícil salida, mientras otro productos quedan agotados durante largos periodos de tiempo haciendo imposible que sean distribuidos, sin que nadie pueda ponerle remedio a corto plazo por la escasez de tiempo en la comunicación.
Gracias a un Software ERP, podemos corregir el exceso de compras sin incurrir en riesgos no deseados, integrando a nuestros proveedores en la cadena de suministros. Esto presenta multitud de ventajas, ya que podremos responsabilizarles del cumplimiento de nuestros calendarios de abastecimiento y de las soluciones a problemas puntuales que puedan surgir, como:
– Negociar las devoluciones.
– Acortar plazos de entrega.
– Recibir lotes con mayor frecuencia pero de menor tamaño.
– Ganar flexibilidad y productividad.
– Evitar sufrir sobrecostes.
2. Inexistencia de herramientas de previsión de la demanda:
Sin un Software de apoyo que nos ayude a realizar previsiones fiables de la demanda y sin un sistema de producción flexible y adaptable, acumularemos stock para protegernos de las incertidumbres del mercado.
El uso de estos softwares combinado con un sistema MRP (cálculo de necesidades) permite ajustar plazos de abastecimiento y distribución, sin bajar la calidad del servicio al cliente ni acumular stocks.
Apoyándonos en la información manejada por los MRP actuales podemos conseguir que nuestros proveedores tengan sus pedidos en fechas concretas y podemos contribuir a que el departamento comercial elabore previsiones de venta realistas, con una planificación veraz y adaptada a sus recursos.
3. Falta de vigilancia de indicadores de almacén:
El cálculo de stocks máximos, mínimos, y de seguridad, nos alertan de sobre stocks o de posibles roturas antes de que éstas se produzcan dándonos tiempo a adquirir aquello que se necesite y a no hacerlo de aquello de lo que estemos abastecidos. Comparando estos datos con la previsión de ventas podremos tener una tasa de cobertura en plazo de tiempo que nos dirá cuántos días de stock tenemos de cada referencia, es decir, al ritmo de consumo actual ¿cuántos días podré abastecer la demanda de distribución sin comprar más?
El control de estos indicadores resulta imprescindible, sobre todo, si tenemos estacionalidad y deseamos tener niveles de stock ajustados.
Es por todo esto que, un aumento de nuestros stocks sin adecuarlos a los requerimientos propios y de nuestros clientes, supone incurrir en un riesgo de obsolescencia, que además de las pérdidas económicas asociadas, nos ocupa un espacio inservible durante tiempo indefinido.
El correcto funcionamiento del trabajo en cadena con cada departamento requiere una sincronización que sólo está a nuestro alcance gracias al uso adecuado de la tecnología.
