En este artículo veremos diez pasos que le ayudarán a seleccionar el software de planificación electrónica de recursos (ERP) correcto. Si sigue este proceso, será mucho más efectivo encontrar el software que cubra todas las necesidades para su empresa.
1. Investigación en el mercado de Softwares ERP
La fase de investigación es uno de los pasos más agradables en el proceso de selección de software. Navegue por la red, lea blogs o descargue manuales, todo un esfuerzo por “ser inteligente” en este mercado. Si ya sabe bastante sobre el software ERP, aproveche para conocer las novedades. Deberá aprender qué funciones realizan estos sistemas, comprender los diversos modelos de implementación y aprender la terminología de la industria. También es importante imaginar las posibilidades para mejorar su negocio con un nuevo sistema. Va a hacer una gran inversión, así que úsela como una oportunidad para saltar a un nivel de eficiencia superior.
2. Priorice los requisitos que necesita su Software
Ahora es el momento de enfocarse en identificar y priorizar los requisitos que va a necesitar su nuevo software. Al saber lo que necesita, será usted quien elija, en lugar de dejar que los proveedores de software dicten sus necesidades. Comience identificando qué desafíos desea resolver y lo que su programa actual hace por usted, luego elabore una lista de las funciones que necesita para abordar sus necesidades. Involucre a sus compañeros de trabajo para obtener más información. Luego diferencie dichas funciones entre necesarias e indispensables.
3. Delegue la decisión final en la Gerencia de la empresa
Probablemente esté entusiasmado con la posibilidad de implementar un nuevo sistema ERP. ¡Espere! Si no es el máximo responsable de la toma de decisiones para esta compra, necesita que la gerencia adquiera la idea antes de continuar. Obtener esa aceptación requiere algo de trabajo y una buena presentación de su propuesta, por lo que al presentar su idea debe hacerlo de manera convincente, teniendo en cuenta lo siguiente:- Los beneficios del nuevo software superan ampliamente los costos, incluyendo mayor reputación, mejor atención al cliente, menos errores y organización a nivel interno. – El presupuesto debe incluir licencias de software, servicio, capacitación y los costos indirectos del cambio organizativo.
4. Elaborar una lista de proveedores de ERP
Crear una breve lista de proveedores es uno de los pasos más desafiantes en la selección de software. No es factible evaluar más de cinco productos en gran profundidad, por lo que reducir el campo a cinco o menos es un paso crítico. El desafío es que hay literalmente cientos de compañías de software ERP y solo un pequeño subconjunto de ellas es adecuado para su negocio. Elimine todos aquellos que no cumplan con sus requisitos y sobresalgan de su presupuesto.
5. Conciencie y ayude a sus compañeros
Ayude a los trabajadores a conocer el nuevo software y fórmense juntos sobre el nuevo plan de trabajo que van a desarrollar para hacer uso de todas las ventajas que el programa les va a proporcionar. Cuanto más conozcan las funciones, mejor podrán desarrollar sus actividades y rentabilizar su tiempo para conseguir más beneficios de manera individual y como equipo. Para ello es importante fijar una fecha y aprovechar el periodo de prueba que ofrece cada proveedor para familiarizarse con el producto.
6. Evaluar demostraciones de Software en vivo
Evaluar demostraciones es quizás el paso más crítico en el proceso de selección de software. Aquí es donde ve los sistemas en acción y realmente aprende lo que pueden hacer por usted. Sin duda, puede hacer más de una demostración, pero esta es probablemente la única oportunidad que tendrá de ver el sistema con gran detalle ya que los períodos de prueba son poco frecuentes. Para aprovechar al máximo las demostraciones, es necesario que le proporcione al proveedor una lista de sus necesidades para que el programa se centre en ellas, detallando flujos de trabajo específicos (selección, empaquetado, gestión de pedidos, inventario, roturas…) que desea ver en la demostración. Cuantos más detalles proporcione, más control tendrá en el proceso de demostración. Asegúrese de establecer una fecha y hora específicas e incluya a las personas encargadas de cada departamento. Evalúe cada actividad para poder comentarla en una reunión con todos los responsables.
7. Puntuar y valorar los sistemas que contiene el Software ERP
No tome una decisión hasta que haya calificado y clasificado los sistemas que ha evaluado en necesarios e imprescindibles. Reúna las opiniones de su equipo, especialmente en lo que respecta a la facilidad de uso. Si algún responsable está fuera, los proveedores de software estarán encantados de proporcionar una segunda demostración en profundidad para ajustarse a sus necesidades en el caso de detectar alguna carencia.
8. Reunir y comparar presupuestos
Ahora es el momento de obtener cotizaciones detalladas de precios de cada uno de los proveedores de Software que permanecen en la búsqueda. Si bien no creemos que el precio deba ser su criterio de decisión principal, puede ser un factor decisivo. Además, hacer que dos o tres proveedores compitan por su negocio puede crear una dinámica de precios más competitiva. Pídales a los proveedores que proporcionen un presupuesto detallado, que incluya todos los costos asociados con el sistema. Esto incluye licencias de software, personalización, soporte, capacitación y otras tarifas. También pídales que especifiquen cualquier hardware de terceros o equipo de red necesario para ejecutar el sistema.
9. Verifique las referencias y la viabilidad del vendedor de Software ERP
Una tarea fundamental que queda para verificar es que la compañía de software y su producto son lo que dicen ser. Dígale al candidato principal que ha decidido avanzar, y pídale que proporcione una o más referencias de clientes que compartan su especialidad y tamaño de negocio. Cuando hable con estas referencias, profundice: pregunte qué desafíos enfrentaron con el sistema, cómo respondió el vendedor ante cualquier duda o problema y pregunte qué cambiarían sobre el software ERP si pudieran. Siéntase cómodo pidiéndole al vendedor que proporcione evidencia de su viabilidad financiera y estratégica.
10. Revise el acuerdo de licencia de Software (SLA)
Un paso más y ya estás listo para comprar. Antes de escribir un cheque, debe revisar el acuerdo de licencia de software y negociar el mejor trato posible. Los términos y condiciones del acuerdo son igual de importantes. Asegúrese de comprar suficientes licencias para toda la organización, tenga cuidado con las cláusulas de renovación automática y asegúrese de tener algún recurso si el vendedor no mantiene su parte del trato (por ejemplo, una “cláusula de exclusión” a los tres meses).
¿Alguna duda? ¿Está decidido a comenzar la búsqueda del mejor Software ERP para su negocio? Nada mejor que hablar con nuestro personal. En Código 10 estaremos encantados de atenderle.
