ERP y RGPD: ¿por qué debes cumplir con la Protección de Datos?

Uno de los aspectos que hay que tener muy en cuenta al elegir un ERP es el cumplimiento del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos), que contempla el principio de responsabilidad proactiva. Esto significa que la empresa final será la responsable de garantizar que los datos que recoge, aunque sean procesados por un tercero, están protegidos. Se considera a las empresas finales responsables y garantes del tratamiento.

Por eso, el software ERP de tu negocio debe integrar un indicador de los diferentes campos de la base de datos personales, disponer de herramientas que permitan el análisis de esta información y realizar un seguimiento.

¿Qué debe tener tu software ERP para cumplir con el RGPD?

Como hemos mencionado anteriormente, para cumplir con el RGPD, no basta sólo con contratar un software ERP proporcionado por un proveedor que se ajuste a los requerimientos de la normativa legal. Es nuestra compañía la que debe adoptar las medidas necesarias para que el tratamiento de los datos se realice conforme a la normativa legal. Por este motivo, debemos disponer de una herramienta auditora que verifique diferentes aspectos de la instalación de nuestro ERP y permita corregir los riesgos que podamos encontrar.

Seguimiento, verificación y análisis de los tratamientos de datos personales

Sin ir más lejos, un aspecto esencial en la configuración de un ERP es la configuración de permisos de usuarios, ya que al otorgar diferentes niveles de acceso, los usuarios podrán acceder o no a determinados datos personales que están sujetos a la normativa de protección de datos.

De esta forma, permitirá consultar todos los accesos y modificaciones de datos personales. Sin necesidad de configuración adicional, debe registrar cualquier acceso o cambio que se haya hecho en un campo con datos personales, dando información del usuario que ha realizado el cambio, los valores antes y después de la modificación, y la fecha y hora en la que se ha realizado.

Como parte del principio general de responsabilidad activa, el responsable y el encargado del tratamiento deben llevar un Registro de actividades. En el Reglamento se detallan los datos que se deben recoger en este registro, y se excluye de esta obligación a las empresas con menos de 250 trabajadores.

Seguridad y Protección de datos

Para evitar que los usuarios puedan ver dicha información, es importante el cifrado de datos para que los usuarios que no cuenten con los permisos correspondientes no tengan acceso a esos datos del ERP.

Si hacemos caso a lo que la normativa denomina enfoque de riesgo, debemos no sólo disponer de pruebas de que estamos cumpliendo con la normativa en nuestra configuración ERP, sino también que podamos adoptar medidas ante cualquier amenaza que pueda poner en peligro los datos de nuestros clientes, socios y proveedores.

En la misma línea, es de gran importancia que nuestra solución ERP nos permita gestionar de manera ágil los derechos de los interesados, entre ellos el derecho al olvido, el derecho a la transparencia, el derecho a la portabilidad y el derecho de limitación del tratamiento de datos, así como también los derechos ARCO (Acceso, rectificación, cancelación, oposición).

Razones por las que tu empresa debe cumplir con el RGPD

Implementar la normativa lleva a verdaderos quebraderos de cabeza. Aún así, es bueno tener en cuenta todos los beneficios.

• Fortalecer la seguridad y confianza de tus clientes: La normativa asegura que los usuarios puedan decidir si quieren o no ser analizados, rastreados o recibir publicidad por parte de las empresas; garantiza el derecho a la autodeterminación informativa y publicitaria. Lealtad y transparencia son principios fuertemente exigidos por la sociedad de hoy en día.
• Evitar sanciones: El incumplimiento del RGPD supone hacer frente a multas muy elevadas. De hecho, las sanciones pueden ser de hasta 20.000.000 euros o el 4% del volumen de negocio total anual del ejercicio financiero anterior, siendo elegida la opción de mayor cuantía. Sin olvidar los escándalos morales y éticos, que incluso son más perjudiciales y conllevan riesgos de reputación graves.
• Ahorro de datos: Entre el 60% y el 80% de los datos que la mayor parte de las organizaciones pagan por almacenar son datos redundantes, obsoletos y tribales (también conocidos como ROT). Gracias a que el RGPD obliga a destruir datos innecesarios, también ayuda a ser más limpios y tener un mejor control sobre los datos que se procesan.
• Preparación frente a riesgos de brecha de seguridad y exposición de datos: Sabréis qué datos se están procesando, y contaréis con diferentes mecanismos de defensa ante este riesgo. Así, este tipo de problemas serán detectados de inmediato y minimizados lo antes posible.
• Cumplir con laLey actual: Ya no puedes basar tu política de privacidad en la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) 15/1999. En 2018 también se aprobó una nueva Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) con el objetivo de concretar aspectos del RGPD y eliminar incompatibilidades con la antigua ley publicada en 1999.

¿Qué ERP/CRM cumple mejor con el RGPD?

Para asegurar que tu empresa cumple con la legislación de un modo rápido, fácil y económico deberías considerar pasarte a una solución ERP/CRM moderna, con actualizaciones y revisiones de seguridad periódicas y contratar los servicios de un proveedor familiarizado con las especificaciones de tu sistema, que pueda ayudarte a armonizar tus necesidades empresariales con nuevos requisitos legales.

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