¿Cuánto te cuestan realmente tus proyectos? Descubre cómo diferenciarlos bien y ahorrar gracias a un software ERP de gestión

¿Cuánto te cuestan realmente tus proyectos? ¿Estás seguro de que tienes bajo control todos los costes? ¿Sabes realmente cuánto te cuesta un pedido concreto, una operación o incluso un cliente?
¿Te pasa que, aunque la facturación va bien, los beneficios no son los esperados?

Estas son preguntas frecuentes entre responsables de empresas del sector distribución, y todas tienen algo en común: la necesidad de conocer y gestionar con precisión los costes directos e indirectos. Si no los tienes bien diferenciados, es fácil tomar decisiones erróneas que afectan directamente a la rentabilidad de tu negocio.

Y aquí es donde entra en juego algo clave: la tecnología. En este artículo te explicamos, de forma clara y práctica, qué son estos costes, por qué es esencial distinguirlos y cómo un software de gestión como el de Codigo10 puede ayudarte a tenerlos bajo control desde el primer momento.

¿Qué son los costes directos e indirectos?

Empecemos por lo básico, pero necesario.

Los costes directos son los que puedes asociar sin dudas a un proyecto, cliente o pedido. Por ejemplo, si haces una entrega urgente para un cliente y alquilas una furgoneta solo para eso, ese gasto va directo al proyecto. Lo mismo pasa con la compra de productos, la mano de obra dedicada o el transporte específico.

En cambio, los costes indirectos son más escurridizos. Están ahí, afectan a todo, pero no puedes asignarlos fácilmente a un solo proyecto. El alquiler de la oficina, los sueldos de administración, la factura del software, el seguro de la flota… todos forman parte del funcionamiento de tu empresa, pero ¿cómo los repartes entre tus diferentes operaciones?

Muchos empresarios no los tienen en cuenta al calcular la rentabilidad real de sus proyectos. El resultado: precios mal definidos, márgenes ajustados o directamente pérdidas camufladas.

El problema no es gastar, es no saber en qué.

En el sector de la distribución, donde los márgenes son ajustados y la operativa cambia cada día, es fácil que los costes se escapen por las rendijas si no los monitorizas de forma continua.

Aquí es donde fallan muchas empresas: trabajan con hojas de cálculo, programas inconexos o simplemente con la intuición. Y eso, hoy en día, ya no vale.

La buena noticia es que controlar y asignar correctamente los costes ya no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Con el software de gestión de Codigo10 puedes hacerlo de forma sencilla, automatizada y en tiempo real.

¿Cómo puede ayudarte el software de gestión de Codigo10 a controlar tus costes?

El ERP de Codigo10 está diseñado pensando precisamente en empresas como la tuya: distribuidoras con múltiples operaciones, pedidos simultáneos y necesidad de controlar cada euro invertido.

Estas son algunas de las formas en que puede ayudarte:

• Asignación automática de costes directos: El sistema detecta y vincula los costes específicos a cada pedido o proyecto sin necesidad de intervención manual. Todo queda perfectamente trazado.
• Distribución lógica de costes indirectos: Puedes definir reglas para repartir, por ejemplo, el alquiler o los costes de personal administrativo entre diferentes centros de coste. Así sabrás realmente cuánto cuesta mantener cada línea de negocio.
• Visión global en tiempo real: Gracias a sus cuadros de mando e informes personalizados, tendrás siempre una fotografía actualizada de la rentabilidad de cada operación. Y podrás tomar decisiones basadas en datos, no en suposiciones.
• Integración total: Toda la información fluye entre departamentos. Ya no tendrás que cruzar datos de compras, ventas y finanzas: todo está en un único sistema.

¿Y qué pasa si no haces nada?

Puede que ahora estés “sobreviviendo” sin una herramienta que te ayude a controlar estos costes. Pero piensa en esto: ¿Cuánto estás dejando de ganar cada mes por no tenerlos bajo control?
Un pequeño error repetido muchas veces puede suponer miles de euros al año. Y lo peor: podrías estar tomando decisiones basadas en números que no reflejan la realidad.

La rentabilidad se construye con información fiable.

En un sector tan competitivo como el de la distribución, tener información precisa y en tiempo real marca la diferencia entre avanzar o estancarse. Y eso solo se consigue con una herramienta potente y adaptada a tu negocio.

Codigo10 te ofrece justo eso: un software de gestión que te ayuda a ver con claridad lo que otros solo suponen. Porque no se trata solo de tener datos, sino de convertirlos en decisiones inteligentes.

¿Estás gestionando bien los costes de tus proyectos?

La diferencia entre un proyecto rentable y otro que no lo es puede depender únicamente del control eficiente de los costes, algo que solo es posible con la información adecuada y herramientas que te permitan actuar a tiempo.

1. Para gestionar adecuadamente los costes de los proyectos, es fundamental llevar a cabo una planificación detallada, controlar el gasto de manera constante y ajustar las decisiones según los avances y los imprevistos que puedan surgir. Aquí te detallo algunos pasos clave basados en la práctica y en enfoques comunes:
   Planificación de presupuesto inicial: Antes de empezar, es crucial tener una estimación clara de todos los recursos que serán necesarios. Esto incluye el personal, materiales, herramientas y cualquier otro tipo de gasto. Es importante también incluir un margen de contingencia para imprevistos.
2. Monitorización y control de los costes: Una vez el proyecto está en marcha, se debe llevar un seguimiento continuo de los gastos reales versus los previstos. Esto se puede lograr con herramientas de gestión de proyectos o con hojas de cálculo que permitan tener visibilidad de los costes en tiempo real. El seguimiento cercano ayuda a detectar posibles desviaciones a tiempo y tomar medidas correctivas.
3. Priorización de recursos: Identificar qué recursos son críticos y cuáles pueden ser ajustados o eliminados según el avance del proyecto. A veces, no todas las actividades del proyecto son igualmente importantes, por lo que gestionar bien las prioridades puede generar ahorros importantes.
4. Ajustes a tiempo: No todo saldrá según lo planeado, por lo que es importante ser flexible. Si los costes empiezan a superar el presupuesto, es necesario tomar decisiones rápidas, como reducir el alcance del proyecto, renegociar precios o retrasar algunas fases para mantener el equilibrio económico.
5. Revisión periódica de resultados: Revisar el rendimiento y los costes periódicamente te permite ajustar los recursos, los plazos y las expectativas. Es recomendable hacer reuniones regulares con el equipo para revisar estos puntos y asegurar que todos estén alineados con los objetivos financieros.

Además, incorporar una cultura de transparencia y comunicación abierta entre todos los miembros del equipo facilita el control de los costes, ya que se pueden anticipar y compartir cualquier inconveniente que pueda alterar los gastos.

En Codigo10 te ayudamos a digitalizar la gestión de tus costes y mejorar la rentabilidad de tu negocio.

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