La rotura de stock se define como la insatisfacción de la demanda, interna o externa, por falta de unidades en nuestro stock. Si hay falta de existencias en nuestros inventarios, hay consecuencias nefastas a nivel económico.
Aparte de la pérdida de ventas, de imagen empresarial y de confianza en nuestro negocio, sobre todo en e-Commerce, debemos añadir los sobrecostes en envíos urgentes que deberemos realizar para compensar el desabastecimiento, acortando el plazo al máximo en la siguiente entrega, provocando grandes gastos ocasionales y desestabilidad en los departamentos de producción, compras, almacén y consumo.
Sin embargo, tenemos medios que podemos utilizar para defendernos de la principal causa de rotura de stock: la falta de información fiable en tiempo real. Esta falta, provoca incertidumbres que nos obligan a reaccionar en lugar de prevenir.
Prevenir significa anticiparnos, es decir, acabar con la rotura antes de que se produzca trazando estrategias basadas en tres conceptos fundamentales: planificación, previsión y tecnología.
Conocer sus riesgos más habituales y aplicar medidas preventivas nos protegerá contra esta lacra de fatales consecuencias.
Riesgos internos de rotura de stock
Deterioros no detectados a tiempo: Los productos se deterioran irreversiblemente de forma que son completamente inservibles, pero este deterioro pasa desapercibido hasta la hora de usar o expedir los pedidos.
Datos de inventario erróneos: Error de información en el sistema. Se da cuando el sistema cree que hay existencias para abastecer los pedidos, cuando en realidad no, porque no no hay suficientes o directamente no queda ninguna, y el inventario no ha sido actualizado, o diferentes departamentos no se han comunicado a tiempo real.
Pérdida de existencias por desubicación: Es frecuente en almacenes sin tecnología o con un uso deficiente de la misma. La falta de rigor e información en los inventarios o depender de la memoria para la localización de referencias provoca roturas de stock “fantasmas”. Ésta consiste en declarar no tener stock de algo cuando hace falta para servir un pedido cuando en realidad simplemente no se localiza, pudiendo estar en algún rincón del almacén en cantidad suficiente, en buen estado y disponible.
Riesgos de la gestión de proveedores
Retrasos en el abastecimiento: Pueden darse por incidencias del transporte, fallos de fabricación, de calidad… de nuestros proveedores que nos dejen desabastecidos, no podamos acumular stock y por tanto no podamos servir al cliente en el plazo estipulado.
Errores del proveedor: Al servirnos unas referencias por otras indetectables por nuestros sistemas de control. En este caso podemos romper el stock, pero no detectarlo hasta que las referencias ya están en casa del cliente y es éste el que se da cuenta antes que nosotros.
Riesgos de la demanda
Errores en la previsión de la demanda: Lo que nos aboca a ser un almacén reactivo, por lo tanto, estamos destinados a asumir las consecuencias de la falta de acciones de anticipación que previenen las roturas. Al no anticipar la demanda, no podremos calcular nuestros niveles de stock óptimos. Esto ocurre sobre todo al pasar por alto fechas importantes de incremento en ventas.
Aumento inesperado de la demanda: Cuando por ejemplo una moda aumenta de forma espectacular e inesperada la demanda de un artículo de forma que supera ampliamente su disponibilidad en stock y la capacidad de producción del fabricante, se produce el desabastecimiento temporal por rotura de stock.
¿Cómo protegernos de la rotura de stock?
Conocer nuestra situación actual calculando el porcentaje de pedidos no servidos o servidos parcialmente respecto al total de pedidos servidos, nos dará una visión actual del índice de roturas que manejamos actualmente.
Otra causa común de las roturas de stock que podemos solucionar es la falta de tecnología en nuestras compañías. Implantar tecnologías que nos ayuden por ejemplo a controlar el ciclo de vida actual de cada producto, es decir, a saber si nuestras referencias están en el punto de introducción en el mercado, crecimiento, madurez o declive, nos ayudará a decidir cuáles son los niveles de stock que debemos mantener para evitar roturas sobre todo en épocas de demanda elevada.
Contar con potentes herramientas como las tecnologías de un ERP nos otorgará la capacidad de regular y ajustar los flujos logísticos de entradas y salidas en nuestro almacén y mantenerlos estables. Sin un Software de gestión es imposible controlar con la exactitud necesaria la planificación comercial, de ventas y producción, capacidades, previsiones de la demanda, niveles de stock, etc. para garantizarnos el suministro a producción estando en sintonía a su vez con la demanda real del mercado.
Con un ERP, romper stock será más improbable, ya que nos permite llevar una gestión en tiempo real de referencias y procesos con baja incidencia de error humano, crear alertas y realizar cálculos eficaces sobre los niveles de stock óptimos que la eviten; sin el mismo, estamos a merced del impacto que el fallo humano tiene sobre las roturas de stock.
Por último, debemos asegurarnos la integridad de todas nuestras referencias evitando deterioros. Para ello podemos crear un programa de inventarios cíclicos que nos informe del buen estado y disponibilidad de todo nuestros productos con regularidad para evitar dichas roturas de stock.
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