Cómo digitalizar la gestión documental en empresas de distribución para ganar eficiencia y reducir costes

¿Te cuesta encontrar un albarán firmado de hace semanas? ¿Tus equipos administrativos pierden horas introduciendo datos manualmente? ¿Sigues gestionando documentos críticos en papel o Excel? Si eres responsable de una empresa de distribución, estas preguntas te resultarán familiares.

Mientras muchas compañías del sector ya están digitalizando sus operaciones para ser más eficientes y competitivas, otras siguen atascadas en procesos manuales que les hacen perder tiempo, dinero y oportunidades.

Según un informe reciente del Instituto Nacional de Estadística (INE), menos del 35% de las pymes españolas han digitalizado por completo sus procesos documentales. Y en el sector de la distribución, donde el volumen de documentos logísticos y administrativos es especialmente alto, esta brecha tecnológica puede convertirse en una amenaza real.

En este artículo descubrirás cómo la solución ItemDoc puede ayudarte a resolver estos problemas a través de la digitalización y automatización documental.

Problemas comunes en la gestión documental en empresas de distribución

En el día a día de una distribuidora, el volumen de documentos que circula es enorme: pedidos, albaranes, facturas, contratos de transporte, devoluciones, hojas de ruta… Cuando estos procesos se gestionan de forma manual, aparecen fricciones que afectan directamente a la productividad:

• Documentos en papel que se pierden o llegan tarde.
• Procesos de validación lentos y desorganizados.
• Información duplicada entre departamentos.
• Costes ocultos en impresión, archivo físico y errores administrativos.
• Pérdida de tiempo buscando documentos o rehaciendo procesos mal ejecutados.

La falta de trazabilidad y automatización hace que las empresas de distribución trabajen con una eficiencia muy inferior a su potencial real.

¿Qué es ItemDoc y cómo transforma la gestión documental?

ItemDoc es una solución informática especializada en la gestión documental y automatización de flujos de trabajo, diseñada específicamente para las necesidades del sector distribución.

Sus principales funcionalidades:

• Digitalización automática de documentos: escaneo, OCR y clasificación inteligente.
• Automatización de flujos de validación: aprobaciones, revisiones, firma digital.
• Integración nativa con ERP: sincronización de documentos con pedidos, facturas, etc.
• Búsqueda rápida y trazabilidad total: acceso inmediato a cualquier documento desde cualquier lugar.
• Gestión segura y conforme a RGPD: permisos, auditoría, control de accesos.

Gracias a ItemDoc, tus equipos dejan de “gestionar papeles” y pasan a tomar decisiones con información precisa y accesible.

Casos de uso reales de gestión documental: cómo ayuda ItemDoc a cada departamento

Logística

Automatiza la captura de albaranes firmados en tiempo real, integrándolos directamente en el ERP. Elimina errores por duplicidad o pérdida y agiliza el cierre de pedidos.

Administración

Conciliación automática de facturas con pedidos y albaranes. Reducción de errores humanos y aceleración de la contabilidad.

Dirección

Acceso inmediato a cualquier documento clave. Control sobre el estado de flujos documentales críticos. Mejora la capacidad de análisis y toma de decisiones.

IT y Compliance

Gestión centralizada y segura. Trazabilidad completa. Cumplimiento normativo (Ley Crea y Crece, RGPD).

¿Cuánto se puede ahorrar digitalizando con ItemDoc?

Implantar un gestor documental como ItemDoc no es un gasto, es una inversión. Según nuestros análisis:

• Reducción del 70% en el tiempo dedicado a tareas administrativas repetitivas.
• Disminución de costes de archivo físico y papel en más de un 60%.
• Mejora del tiempo de respuesta al cliente en hasta un 40%.
• Ahorros potenciales de más de 20.000 €/año en una empresa mediana de distribución.

Además, el retorno de inversión se alcanza habitualmente en menos de 12 meses.

Digitaliza tu empresa hoy y supera a tu competencia

Si tu empresa de distribución todavía gestiona documentos de forma manual o con procesos desconectados, estás dejando dinero sobre la mesa. Y lo más importante: estás perdiendo agilidad en un mercado cada vez más competitivo.

ItemDoc te permite digitalizar, automatizar y controlar todo el flujo documental de tu empresa, integrándose con tu ERP y adaptándose a tus procesos reales.

¿Quieres verlo en acción?Solicita hoy una demo personalizaday descubre cómo ItemDoc puede ayudarte a reducir costes, mejorar la trazabilidad y hacer que tu equipo trabaje mejor.