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Gestor documental (BPM) y Digitalización de Documentos

Itemdoc es una poderosa herramienta en el área de la Gestión Electrónica deDocumentos y Flujos de Trabajo.

Itemdoc se basa en la gestión de la estructura organizativa de la empresa, reflejando sus departamentos, usuarios, grupos, permisos de funcionalidad, privilegios de accesibilidad y privacidad, actuando sobre documentos distribuidos en carpetas, archivadores y gestionando sus caminos lógicos a través de una potente gestión de Flujos de Trabajos que nos ofrecerá automáticamente la trazabilidad de los documentos.

Para facilitar el trabajo corporativo y del usuario, tendiendo a ofrecer un escritorio único, Itemdoc está dotado con una serie de funcionalidades propias que supondrán potentes herramientas con integración total, así dispondremos de correo electrónico, fax, mensajería interna, agenda, destacando el editor de documentos, con utilización de estampillados de acciones, y gestión del conocimiento sobre los documentos.

Itemdoc completa el círculo, integrando documentos desde su Erp, escaneados, documentos electrónicos o de otras fuentes alternativas, componiendo la plataforma absoluta de información empresarial.
En tiempos tan competitivos como los actuales resulta imprescindible, para cualquier organización empresarial, que la información generada por la misma, así como la recibida, se encuentre dentro de un marco de rápida accesibilidad, niveles de privacidad, confidencialidad, entorno de distribución para su disponibilidad y conocimiento por parte de organizaciones departamentales simples y complejas, que resultan de la propia estructura organizativa de la empresa.

Uno de las beneficios más importantes de la gestión electrónica de documentos es la posibilidad de acceder a los documentos sea cual sea su ubicación. Con ITEMDOC puede acceder a través de Internet a toda la información de su empresa, desde cualquier parte del mundo y con todas sus funciones disponibles.

Como solución a estas necesidades, Itemdoc es una poderosa herramienta en el campo de la Gestión Electrónica de Documentos y Flujos de Trabajo, capaz de ofrecerle la respuesta adecuada a sus necesidades de tratamiento de la información dentro de su estructura organizativa y con el objetivo fundamental de que la propiedad de la información resulte de su empresa y no de elementos aislados dentro de su organización.

Las ventajas de trabajar con una gestión documental

Cómo obtener beneficio de los sistemas de gestión electrónica de documentos

La información es un recurso fundamental para la gestión y toma de decisiones en las organizaciones, muchas empresas llevan demasiado tiempo condicionadas por unos procesos deficientes de gestión de la información.
Las técnicas modernas de reproducción, tratamiento y transmisión de datos multiplican el volumen de información, un trabajador medio dedica sobre el 30 por ciento de su tiempo a buscar la información necesaria para completar sus tareas en papeles, correos electrónicos, documentación impresa, discos duros compartidos y archivadores.
La falta de sistemas adecuados de gestión ocasiona gastos de administración y conservación muy altos y dificultan la toma de decisiones.

¿Y si todas esas horas se dedicaran a incrementar la competitividad de su empresa? No es ninguna sorpresa que las empresas y organizaciones con visión de futuro empiecen a usar documentos digitales y soluciones de gestión electronica de documentos empresariales para obtener una ventaja competitiva en el mercado global.

Es lo que denominamos … “La Oficina sin papeles

¿Qué es la gestión electrónica de documentos?

La manera eficaz e inteligente de gestionar la información de su empresa

La gestión electrónica de documentos no es solo una manera de sustituir los engorrosos documentos en papel por archivos digitales. Se trata de un completo sistema que convierte los documentos de su empresa (facturas, albaranes, contratos, correos electrónicos, fax, etc.) en recursos y conocimientos empresariales valiosos.

El 80 % de la información con la que trabaja una empresa está soportada en documentos y la capacidad de una organización de gestionar eficientemente la información tiene una influencia directa en la productividad y en la reducción de costes, es decir: en la mejora, en definitiva, de los resultados de negocio.

Tener acceso inmediato, seguro y preciso a la documentación que se necesite y que el sistema sea fácil de administrar en el largo plazo son las cuestiones claves a la hora de elegir un software de gestión electrónica de documentos.

Así la gestión electrónica de documentos sirve, entre otras cuestiones, para resolver preguntas tan cruciales en una empresa como: ¿Dónde y como guardar los documentos? ¿Qué hacer para organizarlos? ¿Cómo encontrarlos? o si es posible evitar la pérdida o destrucción de la información. Pero también te ayudará a decidir cuáles documentos conservar y qué no y hasta cómo hacer para colaborar en la creación y modificación de documentos.

Cuestiones a las que sólo podrás responder a través de herramientas que, como ITEMDOC, faciliten este arduo trabajo aportando una serie de ventajas tanto en materia de gestión documental, como workflow, e-factura, notificaciones digitales, alertas o ditigalización certificada. Procesos todos ellos imprescindibles hoy para mantener en perfecto estado los activos más importantes de tu organización.

Por todo ello, tanto la gestión de los documentos como su tratamiento deben constituir una parte imprescindible de la actividad diaria en la empresa, ya que sin ellos irremediablemente la toma de decisiones se convertirá en un proceso insalvable.

Como solución a estas necesidades, ITEMDOC proporcionara a la empresa una óptima manipulación y custodia documental, consiguiendo mayor productividad, seguridad, ahorro y además contribuiremos a la conservación del medio ambiente. Razones más que de peso para que una organización invierta en un sistema de gestión electrónica de documentos inteligente.

¿Desea obtener más información sobre ITEMDOC?

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ITEMDOC, una solución integral

ITEMDOC como solución encargada de la manipulación y gestión electrónica de documentos de distinto tipo, proporciona las siguientes funcionalidades :

Capturar y organizar documentos

Es el primer paso de la gestión electrónica de documentos consiste en localizar y capturar los documentos de la empresa (en formato físico o digital) y organizarlos con coherencia y eficacia, con el fin de aumentar la productividad en la empresa.

Proporcionar acceso y transparencia

El uso de un método coherente y un archivador central para guardar todos los documentos mejora en gran medida el acceso a la información empresarial importante, lo cual aumenta la eficacia de casi todos los procesos.

Optimizar la colaboración con documentos compartidos

la gestión electrónica de documentos permite a los diferentes empleados de la empresa, leer, compartir y modificar el mismo documento sin la confusión que ocasiona tener varias versiones con un solo click.

Crear una infraestructura coherente de gestión documental

Dispone de un archivador central de documentos que se integra a la perfección con las aplicaciones ya implantadas en la empresa, por ejemplo el software de gestión empresarial, el correo electrónico y gestión de relaciones con clientes. De esta manera, las operaciones se simplifican.

¿Qué ventajas va a aportar la gestión electrónica de documentos a mi organización empresarial?

– Rápida localización y consulta de documentos.
– Accesos concurrentes a los documentos.
– Seguridad.
– Confidencialidad de la información.
– Fácil control y seguimiento de la distribución de documentos.
– Estandarización de documentos.
– Reducción de riesgos y costes de transporte y almacenamiento de la información.
– Optimizar los procesos empresariales basados en documentos.
– Trazabilidad documental.
– Mejorar de la ateción al cliente
– Aumentar la productividad.

Aumenta la productividad de cada uno de los procesos empresariales.

Gestor de Flujos de trabajo

Con la gestión de Flujos de Trabajo (Workflow), podrá automatizar la secuencia de acciones, actividades o tareas de cualquier proceso de negocio, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas e integrando las herramientas necesarias para gestionarlo.

ITEMDOC dispone de un gestor de flujos de trabajo, que le permitirá definir, controlar y mejorar los procesos de negocio propios de su empresa, en formato digital. Gracias a este podremos trabajar de una forma más eficaz y eficiente, reduciendo drásticamente los tiempos de gestión y los costes asociados a los mismos. Diseñe y gestione tantos procesos como necesite de una forma gráfica y sencilla sin necesidad de programación.

El Gestor de Flujos de Trabajo será el encargado de ejecutar dichos procedimientos, controlando las acciones marcadas y llevando a cabo un historial de las etapas y funciones realizadas,así como la trazabilidad de la gestión del documento en cuestión.

El usuario podrá saber, en cualquier momento, la situación de un documento, sus etapas realizadas, fechas/horas y usuarios que las llevaron a cabo, pudiendo visualizar además el tiempo de estancia y gestión en la etapa y las etapas que le quedan por recorrer hasta finalizar el Flujo de Trabajo, siempre que éste tenga los privilegios adecuados.

El arranque de un Flujo de Trabajo se podrá realizar por indicación del usuario correspondiente o automáticamente por medio de la identificación del documento o plantilla del mismo. Dicha identificación se llevará a cabo de distintas formas, por ejemplo:

Si el documento inicia su actividad en el escaner, podrá ser identificado por el usuario a través de la utilización de ayudas on line, que irán identificando el documento y que llegarán a constituir su descripción.O bien, se podrá reconocer el documento por lectura OCR y lanzar el Flujo de Trabajo correspondientemente de manera automática.

Los Flujos de Trabajo serán capaces de enviar avisos a usuarios y carpetas, de forma que, además de cumplir su propio cometido, potencien la vigilancia de pasos realizados de forma informativa y ejecutiva.

Los documentos generados automáticamente por un Flujo de trabajo y enviados a carpetas, podrán servir a su vez de inicio de otro Flujo de Trabajo, ampliando de esta forma su campo de actuación.

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Editor de Flujos

El editor se ocupará de las tareas de diseño y realización de los flujos de trabajo ( Workflow ), que se precisen por parte del usuario / administrador, contemplando aquellas funcionalidades que puedan resultar necesarias para su ejecución, tales como: definición de etapas, usuarios, avisos y alarmas, variables para la toma de desición y control, tiempos de tránsito de los documentos y puntos de aceptación o firmas electrónicas. El administrador pondrá a disposición de los usuarios los flujos de trabajo desarrollados para su utilización.

La composición de un nuevos flujo se podrá realizar en formato edición textual o en modo gráfico, lo que facilitará la tarea de su realización.

Ventajas

– Los documentos y las tareas se definen y se realizan como defina cada empresa.
– Los documentos y las tareas no se quedan sin finalizar durante periodos prolongados de tiempo.
– Recordatorios a los usuarios de documentos o tareas pendientes de realizar.
– Obtener una visión general inmediata de todas las tareas del Workflow.
– Trabajar con los documentos de forma intuitiva.
– Crear sus propios flujos de trabajo sin necesidad de programación.

¿Cómo se va a implantar la gestión documental en mi empresa?

  • Nuestros consultores analizan el flujo de la información de su empresa.
  • Analizan e identifican los procesos documentales.
  • Proponen flujos de información automatizados adaptados a sus necesidades.
  • Identifican los recursos necesarios para la automatización.
  • Instalación del software documental.
  • Definición de los procesos documentales.
  • Verificar el correcto funcionamiento de los procesos documentales.
  • Formación.
  • Equipo técnico especializado para consultas y resolución de incidencias.

BASE DE DATOS HISTORICA

Este módulo ofrece la posibilidad de tener diferentes bases de datos de los años que se tengan de información en Itemdoc, consiguiendo que la base de datos con la que se trabaje sea más ágil y productiva alusuario.

En el buscador de carpetas actual, el usuario tendrá la opción de seleccionar la búsqueda en BD Histórica y en el resultado obtenido podrá ver los documentos de la carpeta que seleccione. Estos documentos que estan el la BD historica, solamente se podrán abrir en modo lectura o enviar por email. No se podrá modificar, borra, etc.

IDOCVIEW

El Módulo IDOCVIEW permite la integración de un API en el Erp de la empresa.

Con esta solución desde el Erp se podrá visualizar los documentos de ITEMDOCdirectamente, generando así una integración con cualquier Erp, generando una mayor productividad en la empresa.

FIRMA BIOMETRICA

La firma biometrica permite capturar datos que identifican de forma inequivoca a la persona e incorporarlos en un documento para dotarle de las más altas prestaciones de seguridad.

La firma biométrica no consta simplemente de la “imagen de la firma”, sino que incluye datos dinámicos como la presión, velocidad y dirección de cada trazada. Esto nos permite identificar de forma univoca a la Persona firmante. Además, constituye un hecho voluntario que dota de mayor validez a la firma.

Nuestra solución garantiza la seguridad del proceso de firma y la validez del documentofirmado.

  • Garantiza que los datos biométricos no pueden ser capturados ni utilizados por personas no autorizadas.
  • Asegura la vinculación entre los datos biométricos (la firma manuscrita) y el documento.
  • Garantiza que la firma digital no pueda ser manipulada o insertada en otro documento diferente.
  • La autenticidad queda garantizada por la calidad de los datosbiométricos capturados
  • Los datos no deben ser accesibles ya que están especialmente protegidos por la LOPD
  • El documento no podrá ser manipulado después de haber sido firmado.

¿Alguna duda? Nada mejor que hablar con nuestro personal.

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