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Workflow: ¿En qué consiste la gestión de procesos en una empresa?

Vamos a explicar en este artículo como un ERP (Enterprise Resource Planning) y nuestra solución Workflow (Flujo de Trabajo) se complementan para asegurar una gestión ágil y controlada de todos los procesos dentro de una empresa.

Se define como proceso al conjunto de recursos y actividades interrelacionadas entre sí, de las que de una o varias entradas de información surgen una o varias salidas de información diferente, con valor añadido.

Algunos ejemplos de procesos dentro de una empresa son el de producción, el de gestión comercial o el de facturación. Los procesos clave de una empresa son aquellos que inciden de manera significativa en los objetivos estratégicos y son críticos para el éxito del negocio.

¿Qué características tiene un proceso empresarial?

Cualquier proceso debe ser capaz de prever, programar y planificar las actividades que se van a emprender, implantar y ejecutar, comprobar estas y verificar si esas actividades se han resuelto bien y si los resultados obtenidos se corresponden con los objetivos, además de comprobar su capacidad de aplicación, reajuste de los objetivos y estudio de nuevas mejoras.

  • Describe las entradas y las salidas.
  • Habla de metas y fines, no de acciones y medios.
  • Cualquier persona de la organización debe comprenderlo fácilmente.
  • El nombre de cada proceso debe estar relacionado con los conceptos y actividades de éste.

 

Cuanto más grande es la empresa y más complejos sus procesos, mayor cantidad de herramientas suelen emplearse para asegurar el cumplimiento de todos los procedimientos. Por eso, muchas empresas cuentan con Sistemas de Planificación de Recursos ERP a la hora de gestionar correctamente ciertos procesos internos, o CRM (Customer Relationship Management) para mejorar la gestión y el control del proceso de venta del departamento comercial.

 

¿Cuál es el objetivo de un ERP?

  • Optimización de los procesos empresariales.
  • Acceso a información segura, precisa y adecuada.
  • Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
  • Eliminación de datos y operaciones innecesarias.
  • Reducción de tiempos y costes de los procesos.

 

“Workflow”, Los flujos de trabajo de una empresa.

Un workflow es la automatización de los procesos de trabajo que desarrolla una empresa en su día a día, de tal forma que las tareas a realizar y la información pasen de un trabajador a otro siguiendo una jerarquía determinada y siguiendo unas reglas o patrones preestablecidos con anterioridad.

Los procesos sencillos se suelen definir en un documento, para así estandarizar el procedimiento y facilitar el aprendizaje a nuevos empleados. Pero en cuanto se trata de un proceso más complejo o crítico para el negocio, se suelen buscar herramientas que ayudan a automatizar el procedimiento y mantener el control sobre su correcta ejecución.

Las aplicaciones o sistemas de software de automatización del Workflow no sólo aportan diversas herramientas que son necesarias de cara a la gestión de los procesos de una empresa, sino también se encarga del seguimiento de todas sus etapas y automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas en la ejecución de estos.

Los documentos convertidos a formato digital son introducidos en los sistemas de Workflow y se agilizan la total mayoría de los trámites necesarios de la organización, disminuyendo los costes e incrementando la productividad y efectividad de la empresa.

La recuperación de los documentos para su análisis o gestión son garantizadas gracias a las diversas utilidades del sistema.

 

¿Qué beneficios aporta un sistema Workflow?

  • Menor tiempo y aumento de la productividad y eficiencia, gracias a la automatización de muchos de los procesos de negocio.
  • Aumento en el control de los procesos puesto que se normalizan los métodos de trabajo.
  • La atención y servicio al cliente mejoran.
  • La circulación de información interna se optimización.
  • Los procesos mejoran y aumenta la flexibilidad necesaria de la empresa.
  • Se integran los procesos empresariales.

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