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La gestión de documentos en papel genera retrasos en las empresas.

La falta de información es muchas veces la causa de que se mantengan procesos completamente ineficientes. Eso es lo que pasa muchas veces con la gestión de documentos en papel. Trabajar con papel ocupa una parte importante de la jornada laboral de los empleados. Esto hace más necesario que nunca que las empresas den el paso hacia la digitalización.

 

Desventajas de la gestión documental en papel.

Son muchas las desventajas que implica para la empresa la gestión documental en papel:

  • Pérdida de productividad: cuando los empleados dedican más tiempo del necesario a localizar papeles, escanearlos, imprimirlos, etc., la productividad de la empresa se resiente en aspectos administrativos que se podrían automatizar y reducir.
  • Mayores costes: los gastos en papel, material de oficina, tinta de impresora, tóner y otros elementos similares puede afectar de manera significativa también a la empresa desde el punto de vista económico.
  • Pérdidas, deterioros y errores en la gestión de documentos: documentos que se imprimen dos y varias veces, o que se pierden y no logran localizarse cuando hacen falta, o que se ven deteriorados por el tiempo.

 La gestión del flujo documental en la empresa debe evolucionar para que podamos optimizar nuestros procesos de trabajo, reducir costes y mejorar los tiempos de respuesta al cliente.

 

Implementación de workflows en la empresa.

El workflow o flujo de documentos de trabajo que suceden en el día a día de una empresa debe organizarse y planificarse.

La tecnología nos permite reducir los costes en papel, evitar la pérdida y deterioro de documentos y aumentar la productividad de nuestros empleados.

Sin embargo, el problema no se acaba en el momento de implementar un software de gestión documental. Hay que implementar procesos y metodologías en la gestión de documentos, de cara a automatizar tareas que están suponiendo un enorme coste de tiempo y productividad a los empleados, y por tanto, también afecta a la rentabilidad del negocio.

Hoy es más necesario que nunca que las empresas den el paso hacia la transformación digital. Reducir las tareas relacionadas con la gestión del papel podría suponer una gran ventaja para tu compañía. Muchas otras empresas ya están trabajando con un software de gestión documental y están dejando atrás procesos obsoletos que no ayudan a la gestión de la complejidad de hoy día.

¿Sigue tu empresa gestionando sus documentos en papel?, ¿eres consciente de todo el tiempo y dinero que estás perdiendo cada día? Nos gustaría conocer tus impresiones y por qué razón aún no has dado el paso que cada vez más empresas están dando ya.

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