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¿Cómo gestionar la trazabilidad de tus lotes de mercancía con un ERP?

Es imprescindible conocer todas las etapas por las que pasa un producto para la gestión de cualquier empresa. Los negocios que trabajen en sectores de distribución deben de conocer que beneficios les da la trazabilidad de un ERP.

 

¿Qué es la trazabilidad de un producto?

La trazabilidad es el conjunto de aquellos procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lotes de productos, según la Asociación de Fabricantes y Distribuidores (AECOC). Por tanto, el registro de la trazabilidad de los productos es obligatorio para muchos sectores y es fácil de garantizar si disponemos de un software de gestión ERP que ofrezca opción de trazabilidad y control de lotes.

 

¿Cómo se realiza la trazabilidad?

Con el control de trazabilidad se puede hacer el seguimiento de las materias primas o productos básicos para la producción de un artículo final. Estos suelen enviarse en lotes que llevan un código (de barras o QR). Gracias a este código, se podrá controlar dicho lote en el almacén, gestionando su ubicación en el mismo y cuál es la cantidad de stock disponible.

Cuando se fabrica o elabora el producto final, se crea un nuevo código de reconocimiento en el que se añaden los datos de procedencia de las materias primas de las que está compuesto.

Finalmente, cuando el producto llega a su destino, se escanea para informar de su llegada.

También, este control de trazabilidad se asegura de que se cumpla con la planificación de la producción, previniendo retrasos al saber cuándo se tiene que realizar cada proceso y pudiendo verificar en qué estado se encuentra cada uno. Asimismo, con la trazabilidad se puede comprobar cuánto material queda para elaborar el producto final y proceder a la compra inmediata de materia prima para no parar la producción.

Llevando un control de la trazabilidad, es más preciso poder controlar costes y presupuestos finales.

 

Ventajas que ofrece un software de gestión de trazabilidad.

El control de los procesos de trabajo mediante un software de gestión nos aportará un incremento de la productividad y un margen inferior en la gestión de errores.

Además, nos permite responder de forma inmediata a las siguientes preguntas:

  • Quién, cuándo y cómo se dio de alta.
  • Cuándo y a quién se le vendió.
  • Qué transportista lo entregó.
  • Qué stock nos queda.
  • Cuándo caduca.

 

¿Cómo registramos la trazabilidad?

La empresa que quiera implementar una trazabilidad, necesita cierta metodología en sus departamentos o trabajadores:

  • Cada trabajador debe disponer de un usuario y una contraseña de acceso a la aplicación, utilizados únicamente por esa persona. Con esto podremos conocer paso a paso la gestión de cada documento, además de personalizar la aplicación de acuerdo con los accesos que debe tener este trabajador.
  • Cada  producto debe tener una referencia que lo identifique de manera única.
  • Se deben ir registrando todos los pasos de cada producto mientras avanza a través de la cadena. Desde que se fabrica o compra cada unidad hasta que se vende al cliente final.

Control de trazabilidad con gestión documental.

La trazabilidad también se realiza con archivos, no sólo con productos. Ciertas empresas necesitan comprobar el historial de un documento y rastrearlo durante el ciclo de vida del mismo (pedido, albarán, factura…), es decir, desde el momento de su solicitud y creación hasta que está su venta final o entrega. Esto es muy útil para casos en los que se tiene que respetar un plazo final o para se respete la ley vigente de protección de datos.

 

Desde Codigo10 le invitamos a que pruebe nuestra solución de gestión ERP, ya que estamos preparados para ofrecerle óptimos resultados en la gestión de trazabilidad de su empresa.

 

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