Saber qué es una factura electrónica y cómo funciona es imprescindible para todos los empresarios y autónomos. Tras la duda principal de muchos de nuestros clientes sobre cómo montar un ferretería online, llega la necesidad de saber cómo cumplir con todos los requisitos legales. Con el auge de la transformación digital en los negocios, la facturación electrónica es una realidad que ha venido para quedarse y pronto será obligatoria para muchos profesionales.
En Codigo10 somos expertos en transformación digital para empresas y en este post del blog recogemos todas las dudas sobre la factura electrónica y sus preguntas más frecuentes.
1. ¿Qué es una factura electrónica?
«Una factura electrónica es un documento electrónico firmado electrónicamente que cumple con los requisitos legales y reglamentariamente exigibles a las facturas. Garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que impide el repudio de la factura por su emisor».- Ley 56/2007, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información. BOE 29 Diciembre 2007.
Por tanto, las facturas electrónicas firmadas electrónicamente garantizan:
La autenticidad: El emisor de la factura puede ser identificado inequívocamente.
La integridad: Se puede comprobar que la Información de la factura no ha sido alterada.
El no repudio: El emisor de la factura no puede negar haberla firmado, al tener la firma electrónica reconocida el mismo valor legal que una firma manuscrita.
2. ¿Cuál es la finalidad de las facturas electrónicas?
La finalidad de la Ley Crea y Crece es la digitalización, el fomento de la creación y crecimiento del tejido empresarial y la lucha contra la morosidad empresarial, es por ello, que se establecen una serie de protocolos que garantizan el foco en estos objetivos. Independientemente, una vez implementada la factura electrónica en todo el tejido empresarial (incluyendo PYMES y autónomos) se estudiarán posibles mejoras en los procesos que agilicen los mismos y garanticen el cumplimiento de los objetivos base.
3. ¿Qué validez legal tienen las facturas electrónicas?
Las facturas electrónicas tienen la misma validez legal que las facturas en formato papel, y se tiene la obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas expedidas durante el mismo plazo previsto en la Ley General Tributaria que las de papel, ya que cumplen con todos los requisitos técnicos y legales establecidos en la legislación vigente:
4. ¿Qué requisitos deben cumplir y dónde envío o consulto mi factura electrónica?
Para que una factura electrónica sea válida, el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre _ BOE del 1 de diciembre) exige que el emisor garantice, desde la fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación, la integridad de su contenido y su legibilidad.
El reglamento todavía no está aprobado, pero sí se han avanzado cuáles serán, en líneas generales, los requisitos que deberán cumplir para ser legales tanto los programas de facturación que utilicen los autónomos y pymes para emitir sus facturas como las propias facturas electrónicas.
Elementos que deberá contener una factura electrónica
A expensas de la aprobación de este reglamento, los elementos que deberá contener una factura electrónica para ser legal a partir de 2024 ó 2025 serán:
– Emitidas por el programa de facturación de la AEAT o un software certificado: según marca el reglamento sacado a consulta pública, para que una factura electrónica sea legal, la empresa deberá haberla emitido a través de un sistema informático que cumpla los requisitos establecidos por este mismo reglamento para los software de facturación, como por ejemplo el que ofrecemos en Codigo10.
– Que contenga un código identificativo de carácter alfanumérico y un código «QR».
– Que incorporen la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERIFACTU»: las facturas electrónicas deberán incluir el distintivo “VeriFactu” únicamente cuando se hayan acogido a la opción que va a habilitar la Agencia Tributaria para que el sistema informático de la empresa intercambie de manera instantánea todos los registros de facturación con la Administración. Este último punto es especialmente interesante para acreditar transparencia y que se cumplen todas las obligaciones tributarias, no sólo de cara a la AEAT, sino también a las demás empresas que pueden convertirse en clientes.
– Garantizar la integridad, la autenticidad y la trazabilidad de los datos registrados.
– Utilizar un formato que asegure el acceso digital a la factura electrónica a sus destinatarios: los destinatarios deberán poder leer, copiar, descargar e imprimir las facturas fácilmente. El acceso a la factura electrónica deberá mantenerse durante al menos cuatro años.
– Incluir los demás elementos obligatorios que ya marca el reglamento de facturación para cualquier factura: estos datos que deberán incluir las facturas electrónicas del mismo modo que las convencionales son: número de factura, fecha de emisión, datos fiscales del emisor y receptor, concepto, base imponible, tipo impositivo, importe total e información del registro mercantil.
5. ¿Quién debe y puede utilizar el Punto General de Facturas electrónicas?
FACe es el Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado. Como indica el artículo 4 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público, todos los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios a la Administración Pública podrán expedir y remitir factura electrónica.
¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica en España?
Estarán obligadas al uso de la factura electrónica y a su presentación a través del punto general de entrada que corresponda las entidades siguientes:
- Sociedades anónimas;
- Sociedades de responsabilidad limitada;
- Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española;
- Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria;
- Uniones temporales de empresas;
- Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones.
Como excepción a esta obligatoriedad, las Administraciones Públicas podrán excluir reglamentariamente de esta obligación de facturación electrónica a las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros y a las emitidas por los proveedores a los servicios en el exterior de las Administraciones Públicas hasta que dichas facturas puedan satisfacer los requerimientos para su presentación a través del Punto general de entrada de facturas electrónicas, de acuerdo con la valoración del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, y los servicios en el exterior dispongan de los medios y sistemas apropiados para su recepción en dichos servicios.
6. ¿Dónde y cómo descargar Factura-E?
En la página del Ministerio de Transformación Digital del Gobierno de España puedes elegir el archivo de instalación para tu sistema operativo (Windows, Mac o Linux) y pinchando en el enlace correspondiente la descarga empezará automáticamente.
7. ¿Cuáles son las ventajas de utilizar un sistema de facturación electrónica?
Las ventajas para los proveedores son evidentes:
- Presentar vía Internet la factura a través del Punto General de Facturas, de forma rápida, sencilla, gratuita, ahorrando gastos y desplazamientos.
- Consultar y conocer vía Internet el estado de la factura de forma rápida, sencilla y gratuita.
- El sistema electrónico ahorra tiempo en la tramitación, conformación, aprobación y pago de la factura, al ser remitida en segundos a la oficina o departamento que deba autorizarla.
- Gestión sin papeles, ahorro del espacio de almacenamiento y sensibilidad con el medio ambiente.
GID Factura-E de Codigo10 permite la emisión de las facturas de venta en formato electrónico firmadas con el Certificado Digital de la empresa y permite enviarla a FACe o por Email.
8. ¿Qué formatos de factura y firma electrónica son admitidos?
Por lo tanto, tras la aprobación de la Ley Crea y Crece, no habrá un solo formato para emitir y recibir facturas electrónicas. Los formatos permitidos serán Facturae, Edifact, UBL y Cefact. El proceso de intercambio de información en diferentes formatos estructurados puede volverse bastante complejo, por ello, la mejor opción es equiparse con los servicios tecnológicos necesarios como el Software de facturación de Codigo10.
9. ¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica en España?
¿Cuál es el estado de la factura electrónica en España? La anunciada obligación de emitir las facturas en formato electrónico, tanto para pymes como autónomos, se retrasa, al menos, hasta mediados del año 2025.
Actualmente, las empresas y profesionales que facturan más de 6 millones ya deberían trasladar toda la información de facturas por el Sistema SII.
¡Si necesitas implementar la facturación electrónica, en Codigo10 tenemos las mejores soluciones informáticas para tu negocio! Contacta con nosotros y un equipo de especialistas te dará el mejor asesoramiento.
